La estructura general de su plan de cuentas se basa en un sistema de contabilidad de partida doble que se ha convertido en un estándar en todo el mundo para cuantificar el desempeño financiero de una empresa.

El Plan de Cuentas es una vista de árbol de los nombres de las Cuentas (Libros Mayores y Grupos) que una Compañía requiere para administrar sus libros de cuentas. qlip BUSINESS configura un plan de cuentas simple para cada empresa que cree, pero puede modificarlo de acuerdo con sus necesidades y requisitos legales.

Para cada empresa, el Plan de cuentas significa la forma de clasificar los asientos contables, principalmente en función de los requisitos legales (impuestos, cumplimiento de las normas gubernamentales).

El plan de cuentas le ayuda a responder preguntas como:

• ¿Cuánto vale tu organización?
• ¿Cuánta deuda has tomado?
• ¿Cuánta ganancia está obteniendo (y, por lo tanto, pagando impuestos)?
• ¿Cuánto estás vendiendo?
• ¿Cuál es su desglose de gastos?

Como alguien que administra un negocio, es muy valioso ver qué tan bien le está yendo a su negocio.

Consejo : si no puede leer un balance general, es una buena oportunidad para comenzar a aprender sobre esto. Valdrá la pena el esfuerzo. También puede tomar la ayuda de su contador para configurar su plan de cuentas.

Para acceder a la lista del Plan de Cuentas, vaya a:

Inicio > Contabilidad > Másteres Contables > Plan de Cuentas

1. Cómo crear/editar cuentas

qlip BUSINESS viene con un plan de cuentas estándar. En lugar de crear/modificar, también puede utilizar la herramienta Importador de plan de cuentas. Tenga en cuenta que el plan de cuentas existente se sobrescribirá cuando se utilice esta herramienta.

1. Vaya a la lista Plan de cuentas.

   Aquí puede abrir cuentas de grupo que contienen otras cuentas. Hay opciones para "Agregar hijo" en una cuenta, Editar o Eliminar la cuenta.

    

2. La opción para crear una cuenta hija solo aparecerá si hace clic en una cuenta de tipo Grupo (carpeta).

3. Introduzca un nombre para la cuenta.
4. Introduzca un número para la cuenta.
5. Marque 'Es un grupo' si desea que esta sea una cuenta de grupo que pueda contener otras cuentas.
6. Seleccione el Tipo de cuenta. Seleccionar esto es importante ya que algunos campos permiten seleccionar solo un tipo específico de cuentas.
7. Cambie la moneda si esta cuenta se utilizará para transacciones con otra moneda. Por defecto, es la moneda de la Compañía. Para obtener más información, visite la página Contabilidad de monedas múltiples.
8. Haga clic en Crear nuevo .

Por lo general, es posible que desee crear cuentas para:

• Viajes, salarios, teléfono, etc. en Gastos .
• Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto a las Ventas, Patrimonio, etc. bajo Pasivo Corriente .
• Ventas de productos, Ventas de servicios, etc. en Ingresos .
• Construcción, maquinaria, mobiliario, etc. bajo Activo Fijo .

Sugerencia: Las cuentas con diferentes monedas se crean cuando recibe o realiza pagos ao desde diferentes monedas. Por ejemplo, si tiene su sede en India y realiza transacciones con EE. UU., es posible que deba crear cuentas como 'Deudores de EE. UU.', 'Acreedores de EE. UU.', etc.

Entendamos los principales grupos del Plan de Cuentas.

2. Tipos de cuenta

Los tipos de cuenta se clasifican principalmente como ingreso, gasto, activo o pasivo.

2.1 Cuentas de balance

Las cuentas del balance general son 'Aplicación de fondos (activos)' y 'Fuentes de fondos (pasivos)' que representan el patrimonio neto de su empresa en un momento dado. Cuando comienza o finaliza un período financiero, todos los Activos son iguales a los Pasivos.

Una nota sobre contabilidad : si es nuevo en contabilidad, es posible que se pregunte, ¿cómo pueden los activos ser iguales a los pasivos? Eso significaría que la empresa no tiene nada propio. ¡Eso es correcto! Todas las “inversiones” que se hacen en la empresa para comprar activos (como terrenos, muebles, máquinas) las hacen los dueños. Los propietarios son un pasivo para la empresa ya que las ganancias pertenecen a los propietarios.

Si una empresa cerrara, tendría que vender todos los activos y devolver todos los pasivos (incluidas las ganancias) a los propietarios, dejándose sin nada.

Todas las cuentas en las cuentas del Balance general representan un activo propiedad de la empresa como "Cuenta bancaria", "Tierras y propiedades", "Mobiliario" o un pasivo (fondos que la empresa debe a otros) como "Fondos de los propietarios", "Deuda" etc.

Dos cuentas especiales a tener en cuenta aquí son las cuentas por cobrar (dinero que debe cobrar a sus clientes) y las cuentas por pagar (dinero que debe pagar a sus proveedores) en Activos y Pasivos, respectivamente.

2.2 Cuentas de Pérdidas y Ganancias

Pérdidas y ganancias es el grupo de cuentas de 'Ingresos' y 'Gastos' que representan sus transacciones contables durante un período.

A diferencia de las cuentas de balance, las cuentas de pérdidas y ganancias (o cuentas PL) no representan el patrimonio neto (activos), sino la cantidad de dinero gastado y recaudado en el servicio a los clientes durante el período. Por lo tanto, al comienzo y al final de su año fiscal, se vuelven cero.

En qlip BUSINESS es fácil realizar un seguimiento de las pérdidas y ganancias a través del gráfico de pérdidas y ganancias.

Tenga en cuenta que, el primer día del año, no ha obtenido ninguna ganancia o pérdida, pero aún tiene activos, por lo tanto, las cuentas del balance nunca se vuelven cero al principio o al final de un período.

2.3 Grupos y libros mayores

Hay dos tipos principales de cuentas en qlip BUSINESS: grupo y libro mayor. Los grupos pueden tener subgrupos y libros mayores dentro de ellos, mientras que los libros mayores son los nodos de hoja de su gráfico y no pueden contener más cuentas en ellos.

Las transacciones contables solo se pueden realizar contra cuentas contables (no grupos)

Información: El término "Libro mayor" significa una página en un libro de contabilidad donde se realizan las entradas. Por lo general, hay un libro mayor para cada cuenta (como un Cliente o un Proveedor).

Nota: Un "Libro mayor" de cuenta también se denomina a veces como "Jefe" de cuenta.

2.4 Otros tipos de cuentas

En qlip BUSINESS, también puede especificar más información cuando crea una nueva Cuenta, esto está ahí para ayudarlo a seleccionar esa cuenta en particular en un escenario como 'Cuenta bancaria' o 'Cuenta de impuestos' y no tiene efecto en el Gráfico en sí.

Explicación de los tipos de cuenta:

• Depreciación Acumulada : Para almacenar la información de depreciación acumulada total de los Activos de la Empresa. La depreciación acumulada aparece en el balance general.
• Activo recibido pero no facturado: una cuenta de pasivo temporal que contiene el valor del activo recibido pero aún no facturado.
• Banco : El tipo de cuenta bajo el cual se crearán las cuentas bancarias. Debe haber al menos una cuenta de grupo de tipo "Banco" en el CoA.
• Efectivo : el tipo de cuenta bajo el cual se creará la cuenta de efectivo. Debe haber al menos una cuenta de grupo de tipo "Efectivo" en el CoA.
• Con cargo : los cargos adicionales aplicados a los artículos se pueden almacenar en cuentas de este tipo. Por ejemplo, "Cargos de flete y expedición".
• Trabajo de capital en curso : los cargos actuales al crear activos fijos se almacenan en cuentas CWIP. Por ejemplo, los costos de construcción al construir un edificio. En qlip BUSINESS, los activos se contabilizan en las cuentas CWIP cuando aún no se utilizan.
• Costo de los bienes vendidos : una cuenta de este tipo se utiliza para registrar el total acumulado de todos los costos incurridos durante la fabricación/compra de un producto o servicio vendido por una empresa.
• Depreciación : La cuenta de gastos para contabilizar la depreciación de los activos fijos. Esto aparece en el estado de resultados.
• Capital : este tipo de cuentas representan transacciones con personas que son propietarias del negocio, es decir, los accionistas/propietarios.
• Gastos incluidos en la valoración de activos : la cuenta para contabilizar los gastos (aparte de los costes materiales directos de los activos) incluidos en el precio de entrega de un activo.
• Gastos incluidos en la valoración : la cuenta para registrar los gastos (aparte de los costos directos de materiales) incluidos en el costo de entrega de un artículo/producto, que se utiliza en el Inventario perpetuo.
• Activo Fijo : La cuenta para mantener los costos de los activos fijos.
• Cuenta de Ingresos : Este tipo de cuentas representa cualquier fuente de ingresos o ingresos registrados para la Compañía.
• Pagadero : El tipo de cuenta representa el monto adeudado por una empresa a sus acreedores (Proveedores).
• Cuenta por cobrar : El tipo de cuenta representa el monto adeudado a una empresa por sus deudores (Clientes).
• Redondeo : En muchas Facturas puede haber algún redondeo en el monto final. Para un seguimiento preciso, esos montos se pueden registrar en cuentas de este tipo.
• Stock : el grupo de cuentas bajo el cual se crearán las cuentas de almacén .
• Ajuste de existencias : una cuenta de gastos para registrar cualquier entrada de ajuste de existencias/inventario. Generalmente viene al mismo nivel de Costo de Bienes Vendidos.
• Stock recibido pero no facturado: una cuenta de pasivo temporal que contiene el valor del stock recibido pero aún no facturado y utilizado en el inventario perpetuo.
• Impuesto : todas las cuentas de impuestos como IVA, TDS, GST, etc. pertenecen a este tipo.
• Temporal : Una cuenta Temporal es útil para equilibrar ingresos, gastos y anularlos al pasar a qlip BUSINESS a mitad de año con asientos contables pendientes.

Nota : Al realizar entradas de pago, la cuenta bancaria predeterminada se buscará en el siguiente orden si se establece:

  * Company form
  * Mode of Payment default account
  * Customer/Supplier default bank account
  * Select manually in Payment Entry

2.5 Estados financieros

Los estados financieros de su empresa se pueden ver fácilmente en qlip BUSINESS. Puede ver los estados financieros, como el balance general, el estado de pérdidas y ganancias y el estado de flujo de caja.

Un ejemplo de varios estados financieros se dan a continuación:

1. Informe de flujo de caja:

    

2. Informe de pérdidas y ganancias:

3. Informe de balance:

    

2.6 Número de cuenta

Un plan de cuentas estándar se organiza de acuerdo con un sistema numérico. Cada categoría principal comenzará con un cierto número, y luego las subcategorías dentro de esa categoría principal comenzarán todas con el mismo número. Por ejemplo, si los activos se clasifican por números que comienzan con el dígito 1000, las cuentas de efectivo se pueden etiquetar como 1100, las cuentas bancarias se pueden etiquetar como 1200, las cuentas por cobrar se pueden etiquetar como 1300, etc. Generalmente se mantiene una brecha entre los números de cuenta para agregar cuentas en el futuro.

Puede asignar un número al crear una cuenta desde la página Plan de cuentas. También puede editar un número desde el registro de cuenta, haciendo clic en el botón Actualizar nombre/número de cuenta . Al actualizar el número de cuenta, el sistema cambia el nombre de la cuenta automáticamente para incrustar el número en el nombre de la cuenta.

2.7 Agregar cuentas bajo la empresa secundaria

De forma predeterminada, un usuario no puede agregar cuentas (libros mayores) en empresas secundarias, deben agregarse a la empresa de nivel raíz, esto se hace para mantener la misma estructura de COA para todas las empresas secundarias en una empresa matriz. Si el usuario intenta agregar, recibirá un mensaje de validación como se ve a continuación

Sin embargo, en algunas situaciones, los usuarios tienen que agregar cuentas directamente en empresas secundarias y no se puede evitar, para esto, el usuario puede habilitar esta configuración en el maestro de la empresa secundaria bajo el cual se debe agregar la cuenta, una vez que se habilite la adición de cuentas bajo la empresa secundaria se permitirá

3. Vídeo

4. Temas relacionados

1. Saldo de apertura
2. Configuración de cuentas
3. Entrada de diario
4. Entrada de diario entre empresas
5. Informes de contabilidad
6. Contabilidad multidivisa