El costo se registra como un activo hasta el momento en que se consumen los bienes o servicios subyacentes; en ese momento, el costo se carga a gastos. Un Gasto Diferido se registra inicialmente como un activo, para que aparezca en el balance (generalmente como un Activo Corriente, ya que no se usa a partir de ahora y probablemente se consumirá dentro de un año).

1. Configuración de contabilidad diferida

Introducido en la versión 13

Antes de comenzar a utilizar la contabilidad diferida, debe tener en cuenta las siguientes configuraciones que le darán más control sobre cómo administra su contabilidad diferida

1. Procesar automáticamente la entrada de contabilidad diferida: esta configuración está habilitada de forma predeterminada. En caso de que no desee que los asientos contables diferidos se publiquen automáticamente, puede deshabilitar esta configuración. Si esta configuración está deshabilitada, la contabilidad diferida deberá procesarse manualmente usando Procesar contabilidad diferida

2. Contabilización de entradas diferidas basadas en: el importe del gasto diferido se puede contabilizar en función de dos criterios. La opción predeterminada aquí es "Días". Si se selecciona "Días", el monto del gasto diferido se contabilizará según la cantidad de días de cada mes y si se selecciona "Meses", se contabilizará según la cantidad de meses. Por ejemplo: si se selecciona "Días" y se debe aplazar un gasto de $12000 durante un período de 12 meses, $986,30 serán para el mes que tenga 30 días y $1019,17 se reservarán para el mes que tenga 31 días. Si se selecciona "Meses", se contabilizará un gasto diferido de $1000 cada mes, independientemente del número de días del mes.

3. Contabilización de asientos diferidos a través de asientos de diario: De forma predeterminada, los asientos contables se registran directamente para reservar gastos diferidos contra una factura. Para reservar esta contabilización de importe diferido a través de Asiento de diario, se puede habilitar esta opción.

4. Enviar asientos de diario: esta opción solo se aplica si los asientos contables diferidos se contabilizan a través de Asientos de diario. De forma predeterminada, los Asientos de diario para la publicación diferida se mantienen en estado Borrador y el usuario debe verificar esos asientos y enviarlos manualmente. Si esta opción está habilitada, las entradas de diario se enviarán automáticamente sin la intervención del usuario.

2. Cómo usar el gasto diferido

Como ejemplo de un gasto diferido, Unico Plastics paga $10 000 en abril por el alquiler de mayo. Difiere este costo en el punto de pago (en abril) en la cuenta de activo de alquiler anticipado. En mayo, Unico Plastics ahora ha consumido el activo prepago, por lo que acredita la cuenta de activo de alquiler prepago y carga la cuenta de gastos de alquiler.

Otros ejemplos de Gastos Diferidos son:

• Costos por intereses que se capitalizan como parte de un activo fijo por el cual se incurrieron los costos
• Seguro pagado por adelantado para cobertura en meses futuros
• El costo de un activo fijo que se carga a gastos durante su vida útil en forma de depreciación
• El costo incurrido para registrar la emisión de un instrumento de deuda
• El costo de un activo intangible que se carga a gastos a lo largo de su vida útil como amortización
• Para una Suscripción a Internet, el monto se paga por adelantado y el servicio se entrega todos los meses. Por lo tanto, es un gasto diferido para el cliente.

A continuación se muestra cómo puede configurar la contabilidad de gastos diferidos en qlip BUSINESS para automatizar el proceso.

2.1 Artículo

En el Maestro de artículos, en la sección Gastos diferidos, marque el campo Habilitar gastos diferidos . En esta sección, también puede seleccionar una cuenta de Gastos Diferidos (Cuenta de Activo, preferiblemente Activo Corriente) para este artículo en particular y no. de meses

2.2 Factura de compra

En la creación de la factura de compra para el artículo de gastos diferidos, en lugar de contabilizar en la cuenta de gastos, la cuenta de gastos diferidos (cuenta de activos) se acredita por el monto de la compra. Consideremos un ejemplo simple de una suscripción a Internet aquí:

2.3 Entrada de diario

En función de la fecha Desde y Hasta la establecida en la tabla Elemento de la factura de compra, los Asientos de diario se crean automáticamente al final de cada mes. Debita el valor de la cuenta de Gastos Diferidos y acredita la Cuenta de Gastos seleccionada para un Ítem en la Factura de Compra.