La factura de compra es exactamente lo contrario de su factura de venta. Aquí acumulas gastos a tu Proveedor. Hacer una Factura de Compra es muy similar a hacer una Orden de Compra.
Para acceder a la lista de facturas de compra, vaya a:
Inicio > Contabilidad > Cuentas por pagar > Factura de compra
1. Requisitos previos
Antes de crear y utilizar una factura de compra, se recomienda crear primero lo siguiente:
- Articulo
- Proveedor
- Orden de compra
- Recibo de compra (opcional)
2. Cómo crear una factura de compra:
Una factura de compra generalmente se crea a partir de una orden de compra o un recibo de compra. Los detalles del artículo del proveedor se incluirán en la factura de compra. Sin embargo, también puede crear una factura de compra directamente.
Para obtener los detalles automáticamente en una factura de compra, haga clic en Obtener artículos de . Los detalles se pueden obtener de una orden de compra o recibo de compra.
Para la creación manual, siga estos pasos:
- Vaya a la lista Factura de compra, haga clic en Nuevo.
- Seleccione el Proveedor.
- La fecha y la hora de publicación se establecerán como actuales, puede editarlas después de marcar la casilla debajo de Hora de publicación.
- Establecer la fecha de vencimiento para el pago.
- Agregue artículos y cantidades en la tabla Artículos.
- Se obtendrán la tasa y el monto.
- Guardar y enviar.
2.1 Opciones adicionales al crear una factura de compra
- Está Pagado : Puede marcar 'Está Pagado' si el monto ya ha sido pagado a través de una Entrada de Pago Anticipado . Esto debe marcarse si hay pago total o parcial.
- Es Devolución (Nota de Débito) : Marque esto si el cliente ha devuelto los Artículos. Para conocer más detalles, visite la página Nota de Débito .
- Aplicar monto de retención de impuestos : si el proveedor seleccionado tiene establecida una categoría de retención de impuestos, esta casilla de verificación estará habilitada. Para obtener más información, visite la página Categoría de retención de impuestos .
2.2 Estados
- Borrador : se guarda un borrador pero aún no se ha enviado al sistema.
- Devolución : Los Artículos han sido devueltos al Proveedor.
- Nota de Débito Emitida : Los Artículos han sido devueltos y se ha emitido una Nota de Débito contra la factura.
- Enviado : la factura de compra se envió al sistema y el libro mayor se actualizó.
- Pagado : El Proveedor ha recibido el pago completo del monto de la factura y se han enviado las Entradas de Pago correspondientes.
- Parcialmente Pagado : Se ha pagado al Proveedor una parte del monto de la factura y se han presentado las Entradas de Pago correspondientes.
- Impago : La Factura de Compra aún no ha sido pagada.
- Vencido : La fecha de vencimiento ha pasado para el pago.
- Cancelada : La factura ha sido cancelada por algún motivo.
3. Características
3.1 Dimensiones Contables
Dimensiones contables le permite etiquetar transacciones según un territorio, una sucursal, un cliente, etc. específicos. Esto ayuda a ver los estados contables por separado según los criterios seleccionados. Para saber más, visite la página Dimensiones contables .
Nota: El proyecto y el centro de costes se tratan como dimensiones de forma predeterminada.
3.2 Retención de la factura
En ocasiones, es posible que deba retener una factura para que no se envíe.
Retener factura : Habilite esta casilla de verificación para poner la factura de compra en espera. Esto solo se puede hacer antes de enviar la factura. Una vez que se habilite 'Retener factura' y se envíe la Factura de compra, el estado cambiará a 'Temporalmente en espera'.
Una vez que se envía la factura de compra y desea cambiar la 'Fecha de publicación', puede usar la ayuda del botón 'Retener factura', que está disponible en la parte superior derecha.
Si desea retener la factura de compra enviada, puede retener usando la opción 'Bloquear factura' y si desea desbloquear nuevamente, use la opción 'Desbloquear factura'.
Esta es la retención de nivel de factura, los proveedores se pueden poner en espera. Obtenga más información aquí .
3.3 Detalles de la factura del proveedor
- Número de factura del proveedor : El proveedor puede identificar este pedido con un número propio. Esto es para referencia.
- Fecha de Factura del Proveedor : La fecha en la que el Proveedor realizó/confirmó su pedido por su parte.
- Dirección del proveedor: esta es la dirección de facturación del proveedor.
- Persona de contacto : si el proveedor es una empresa, la persona a contactar se busca en este campo si se establece en el formulario de proveedor .
- Dirección de envío: Dirección a la que se enviarán los artículos.
3.5 Moneda y lista de precios
Puede establecer la moneda en la que se enviará el pedido de Factura de Compra. Esto se obtiene de la orden de compra. Si establece una lista de precios, los precios de los artículos se obtendrán de esa lista. Al marcar 'Ignorar regla de precios' se ignorarán las Reglas de precios establecidas en Cuentas > Regla de precios.
Lea sobre listas de precios y transacciones en varias monedas para obtener más información.
3.6 Subcontratación o 'Suministro de Materias Primas'
La configuración de la opción 'Suministrar materias primas' es útil para la subcontratación en la que proporciona las materias primas para fabricar un artículo. Para saber más, visita la página de Subcontratación .
3.7 Tabla de artículos
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Escanear código de barras : puede agregar artículos en la tabla de artículos escaneando sus códigos de barras si tiene un escáner de código de barras. Lea la documentación para rastrear artículos usando código de barras para saber más.
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El código del artículo, el nombre, la descripción, la imagen y el fabricante se obtendrán del maestro del artículo .
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Fabricante : si el artículo es fabricado por un fabricante específico, se puede agregar aquí. Esto se recuperará si se establece en el maestro de artículos.
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Cantidad y tarifa : cuando selecciona el código del artículo, se obtendrán su nombre, descripción y unidad de medida. El 'Factor de conversión de UOM' está configurado en 1 de forma predeterminada, puede cambiarlo según la UOM recibida del vendedor, más en la siguiente sección.
Se obtendrá la 'Tasa de lista de precios' si se establece una tarifa de compra estándar. 'Tarifa de última compra' muestra la tarifa del artículo de su última orden de compra. La tarifa se obtiene si se establece en el maestro de artículos. Puede adjuntar una plantilla de impuestos de artículos para aplicar una tasa de impuestos específica al artículo.
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Los pesos de los artículos se obtendrán si se configuran en el Maestro de artículos; de lo contrario, ingrese manualmente.
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Descuento en Tarifa de Lista de Precios : Puede aplicar un descuento en Artículos individuales porcentualmente o en el monto total del Artículo. Lea Aplicar descuento para obtener más detalles.
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Peso del artículo : los detalles del peso del artículo por unidad y la unidad de medida del peso se obtienen si se configuran en el maestro del artículo, de lo contrario, ingrese manualmente.
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Detalles contables : la cuenta de gastos se puede cambiar aquí si lo desea.
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Gastos diferidos : si el gasto de este artículo se facturará en los próximos meses en partes, marque 'Habilitar gastos diferidos'. Para saber más, visita la página de Gastos Diferidos .
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Permitir Tasa de Valoración Cero : Marcar 'Permitir Tasa de Valoración Cero' permitirá enviar el Recibo de Compra incluso si la Tasa de Valoración del Artículo es 0. Esto puede ser un artículo de muestra o debido a un entendimiento mutuo con su Proveedor.
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BOM : si se creó una lista de materiales para el artículo, se obtendrá aquí. Esto es útil como referencia al subcontratar .
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Plantilla de impuestos de artículos : puede configurar una Plantilla de impuestos de artículos para aplicar un monto de impuesto específico a este artículo en particular. Para saber más, visita esta página .
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Salto de página creará un salto de página justo antes de este elemento al imprimir.
Actualizar existencias
Nota: Desde la versión 13 en adelante, hemos introducido un libro mayor inmutable que cambia las reglas para la cancelación de entradas de acciones y la publicación de transacciones de acciones retroactivas en qlip BUSINESS. Obtenga más información aquí .
La casilla de verificación Actualizar stock debe estar marcada si desea que qlip BUSINESS actualice automáticamente su inventario. En consecuencia, no será necesario un Albarán de Entrega.
3.8 Impuestos y cargos
Los Impuestos y Cargos se obtendrán de la Orden de Compra o Comprobante de Compra .
Visite la página Plantilla de impuestos y cargos de compra para obtener más información sobre los impuestos.
Los impuestos y cargos totales se mostrarán debajo de la tabla.
Para agregar impuestos automáticamente a través de una categoría de impuestos, visite esta página .
Asegúrese de marcar correctamente todos sus impuestos en la tabla de impuestos y cargos para obtener una valoración precisa.
Regla de envío
Una regla de envío ayuda a establecer el costo de envío de un artículo. El costo generalmente aumentará con la distancia del envío. Para saber más, visite la página de Reglas de envío .
3.9 Descuento adicional
Cualquier descuento adicional a toda la Factura se puede establecer en esta sección. Este descuento podría basarse en el total general, es decir, después de impuestos/cargos o en el total neto, es decir, antes de impuestos/cargos. El descuento adicional se puede aplicar como un porcentaje o una cantidad.
Visite la página Solicitud de descuento para obtener más detalles.
3.10 Pago por adelantado
Para Artículos de alto valor, el vendedor puede solicitar un pago por adelantado antes de procesar el pedido. El botón Obtener anticipos recibidos abre una ventana emergente desde donde puede obtener los pedidos en los que se realizó el pago por adelantado. Para saber más, visite la página de Entrada de Pago Anticipado .
3.11 Condiciones de pago
El pago de una factura podrá hacerse por partes dependiendo de su acuerdo con el Proveedor. Esto se obtiene si se establece en la orden de compra.
Para saber más, visite la página de Condiciones de pago .
3.12 Cancelación
La cancelación ocurre cuando el Cliente paga un monto inferior al monto de la factura. Esto puede ser una pequeña diferencia como 0.50. En varios pedidos, esto podría sumar un gran número. Para la exactitud de la contabilidad, esta cantidad de diferencia se 'anula'. Para saber más, visite la página de Condiciones de pago .
3.13 Términos y condiciones
En las transacciones de Venta/Compra puede haber ciertos Términos y Condiciones en base a los cuales el Proveedor proporciona bienes o servicios al Cliente. Puede aplicar los Términos y Condiciones a transacciones a transacciones y aparecerán al imprimir el documento. Para conocer los Términos y Condiciones, haga clic aquí
3.14 Configuración de impresión
Membrete
Puede imprimir su Factura de Compra en papel de su Empresa. Conozca más aquí .
'Agrupar los mismos elementos' agrupará los mismos elementos agregados varias veces en la tabla Elementos. Esto se puede ver cuando su impresión.
Imprimir encabezados
Los encabezados de la factura de compra también se pueden cambiar al imprimir el documento. Puede hacerlo seleccionando un Encabezado de impresión . Para crear nuevos encabezados de impresión, vaya a: Inicio > Configuración > Impresión > Imprimir encabezado. Conozca más aquí .
Hay casillas de verificación adicionales para imprimir la factura de compra sin el monto, esto puede ser útil cuando el artículo es de alto valor. También puede agrupar los mismos elementos en una fila al imprimir.
3.15 Detalles de GST
Los siguientes detalles se pueden configurar para GST:
- Categoría GST
- Copia de la factura
- Carga inversa
- GSTIN de comercio electrónico
- Elegibilidad para ITC
- Tasa Integrada ITC Disponible
- Impuesto Central ITC disponible
- Impuesto estatal/UT de ITC disponible
- Cess ITC disponible
- Es una entrada de apertura : si esta es una entrada de apertura para afectar sus cuentas, seleccione 'Sí'. es decir, si está migrando de otro ERP a qlip BUSINESS a mediados de año, es posible que desee utilizar una entrada de apertura para actualizar los saldos de cuenta en qlip BUSINESS.
- Observaciones : Cualquier observación adicional sobre la factura de compra se puede agregar aquí.
3.17 Después de enviar
Al presentar una factura de compra, se pueden crear los siguientes documentos en contra de ella:
- Entrada de diario
- Entrada de pago
- Solicitud de pago
- Comprobante de gastos de envío
- Activo
4 más
4.1 Impacto Contable
Similar a una factura de venta, en una factura de compra debe ingresar una cuenta de gastos o activos para cada fila en su tabla de artículos. Esto ayuda a indicar si el artículo es un activo o un gasto. También puede cambiar el Centro de Costo. Estos también se pueden configurar en el maestro de artículos. El Centro de Costo se puede configurar a nivel de Compañía.
La Factura de Compra afectará sus cuentas de la siguiente manera:
- Entradas contables (Entrada GL) para una "compra" típica de doble entrada:
- Débitos:
- Gasto o activo (totales netos, sin incluir impuestos)
- Impuestos (/activos si es tipo IVA o gasto nuevamente)
- Créditos:
4.2 Contabilidad cuando se paga está marcada
Si se marca Is Paid , qlip BUSINESS también realizará los siguientes asientos contables:
Débitos:
Créditos:
Para ver las entradas en su factura de compra después de "Enviar", haga clic en "Ver libro mayor".
4.3 ¿La compra es un “Gasto” o un “Activo”?
Si el Artículo se consume inmediatamente después de la compra, o si se trata de un servicio, entonces la compra se convierte en un "Gasto". Por ejemplo, una factura de teléfono o de viaje es un "Gasto": ya se ha consumido.
Para los artículos de inventario, que tienen un valor, estas compras aún no son "gastos", porque todavía tienen un valor mientras permanecen en su stock. Son “Activos”. Si son materias primas (utilizadas en un proceso), se convertirán en “Gasto” en el momento en que se consuman en el proceso. Si se van a vender a un Cliente, se convierten en "Gastos" cuando se los envía al Cliente.
4.4 Deducción de impuestos en origen
En muchos países, la ley puede exigirle que deduzca impuestos mientras paga a sus proveedores. Estos impuestos podrían basarse en una tasa estándar. Bajo este tipo de esquemas, por lo general, si un Proveedor cruza un cierto umbral de pago, y si el tipo de producto está sujeto a impuestos, es posible que deba deducir algún impuesto (que le paga a su gobierno, en nombre de su Proveedor).
Para ello, deberá crear una nueva Cuenta Fiscal en el apartado “Obligaciones Fiscales” o similar y acreditar en esta Cuenta el porcentaje que está obligado a deducir por cada transacción.
4.5 Retener pagos de una factura de compra
Hay dos formas de poner una factura de compra en espera:
- Retención de intervalo de fechas
- Retención explícita
Retención explícita
La retención explícita retiene la factura de compra indefinidamente. Para hacerlo, en la sección "Retener factura" del formulario de factura de compra, simplemente marque la casilla "Retener factura". En el campo de texto "Razón para poner en espera", escriba un comentario que explique por qué la factura debe ponerse en espera.
Si necesita retener una factura enviada, haga clic en el botón "Hacer" y haga clic en "Bloquear factura". Además, agregue un comentario que explique por qué la factura debe quedar en espera en el cuadro de diálogo que aparece y haga clic en "Guardar".
Retención de intervalo de fechas
La retención de intervalo de fechas retiene la factura de compra hasta una fecha específica. Para hacerlo, en la sección "Retener factura" del formulario de factura de compra, marque la casilla "Retener factura". Luego, ingrese la fecha de lanzamiento en el cuadro de diálogo que aparece y haga clic en "Guardar". La fecha de liberación es la fecha en que vence la retención del documento.
Después de guardar la factura, puede cambiar la fecha de liberación haciendo clic en el botón desplegable "Retener factura" y luego en "Cambiar fecha de liberación". Esta acción hará que aparezca un cuadro de diálogo.
Seleccione la nueva fecha de lanzamiento y haga clic en "Guardar". También debe ingresar un comentario en el campo "Razón para poner en espera".
Tome nota de lo siguiente:
- Todas las compras que se han puesto en espera no se incluirán en la tabla de referencias de una entrada de pago
- La fecha de lanzamiento no puede estar en el pasado.
- Solo puede bloquear o desbloquear una factura de compra si no está pagada.
- Solo puede cambiar la fecha de liberación si la factura no está pagada.
4.5 Contabilización provisional de gastos (sólo para Artículos No Inventario)
En muchas situaciones, se recibe un servicio y se incurre en el gasto, pero la Facturación de compra de ese servicio se realiza en el mes siguiente, por lo que este gasto no se incluye en sus estados financieros mensuales, como Pérdidas y ganancias, ya que la facturación aún está pendiente. La contabilidad provisional le ayuda a abordar este problema. A continuación se muestran los pasos para configurar la contabilidad provisional.
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Habilite la contabilidad provisional en el maestro de la empresa y establezca la cuenta provisional predeterminada
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Hacer un recibo de compra para un artículo que no está en stock
Los asientos contables contra el Comprobante de Compra serán los siguientes
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Hacer una factura de compra contra el recibo de compra
Los asientos contables contra la factura de compra se publicarán como de costumbre
Al contabilizar la factura de compra, se revertirán los asientos contables contra el recibo de compra.
- Factura de venta
- Impuestos sabios del artículo
- Entrada de pago
- Solicitud de pago
- Solicitud de presupuesto
- Orden de compra
- Recibo de compra