La factura de venta es una transacción contable. Al enviar la factura de venta, el sistema actualiza la cuenta por cobrar y contabiliza los ingresos en una cuenta de cliente.

Para acceder a la lista de facturas de venta, vaya a:

Inicio > Contabilidad > Cuentas por cobrar > Factura de venta

1. Requisitos previos

Antes de crear y utilizar una factura de venta, se recomienda crear primero lo siguiente:

• Articulo

• Cliente

• Opcional:

  • Órdenes de venta
  • Nota de entrega

2. Cómo crear una factura de venta

Una factura de venta generalmente se crea a partir de una orden de venta o una nota de entrega. Los detalles del artículo del cliente se obtendrán en la factura de venta. Sin embargo, también puede crear una factura de venta directamente, por ejemplo, una factura de POS.

Para obtener los detalles automáticamente en una factura de venta, haga clic en Obtener artículos de . Los detalles se pueden obtener de una orden de venta, una nota de entrega o una cotización.

Para la creación manual, siga estos pasos:

1. Vaya a la lista Factura de venta y haga clic en Nuevo.
2. Seleccione el Cliente.
3. Establecer la fecha de vencimiento del pago.
4. En la tabla Artículos, seleccione los Artículos y establezca las cantidades.
5. Los precios se obtendrán automáticamente si Precio del artículo ; de lo contrario, agregue un precio en la tabla.
6. La fecha y la hora de publicación se configurarán como actuales, puede editarlas después de marcar la casilla de verificación debajo de Hora de publicación para hacer una entrada retroactiva.
7. Guardar y enviar.

2.1 Opciones adicionales al crear una factura de venta

• Incluir Pago (POS) : Si esta factura es para ventas minoristas / Punto de Venta. Conozca más aquí .
• Es una nota de crédito de devolución : marque esto si el cliente ha devuelto los artículos. Para conocer más detalles, visite la página Nota de Crédito .

2.2 Estados

Estos son los estados que se asignan automáticamente a Factura de venta.

• Sequía : se ha guardado un borrador pero aún no se ha enviado.
• Presentado : la factura se envía al sistema y el libro mayor se ha actualizado.
• Pagado : el cliente ha realizado el pago y una entrada de pago se ha enviado
• No pagado : la factura se genera pero el pago está pendiente pero dentro de la fecha de vencimiento del pago.
• Atrasado : El pago está pendiente más allá de la fecha de vencimiento del pago.
• Cancelado : La factura de venta se cancela por cualquier motivo. Una vez que se cancela una factura, se deshace su impacto en Cuenta y Stock.
• Nota de crédito emitida : el cliente devuelve el artículo y se crea una nota de crédito contra esta factura.
• Devolución : Se asigna a la Nota de Crédito creada contra la Factura de Venta original. Aunque también puede crear una nota de crédito independiente.
• Sin pagar y con descuento : el pago está pendiente y cualquier suscripción en curso se ha descontado mediante Descuento de factura .
• Vencido y con descuento : el pago está pendiente más allá de la fecha de vencimiento del pago y cualquier suscripción en curso se ha descontado utilizando Descuento de factura .

3. Características

3.1 Fechas

• Fecha de publicación : la fecha en la que la factura de venta afectará sus libros de cuentas, es decir, su libro mayor. Esto afectará todos sus saldos en ese período contable.

• Fecha de vencimiento : la fecha en que vence el pago (si ha vendido a crédito). El límite de crédito se puede establecer desde el maestro de clientes .

3.2 Dimensiones Contables

Dimensiones contables le permite etiquetar transacciones en función de un territorio, una sucursal, un cliente, etc. específicos. Esto ayuda a ver los estados contables por separado en función de las dimensiones seleccionadas. Para obtener más información, consulte la ayuda en la función Dimensiones contables .

Nota: El proyecto y el centro de costes se tratan como dimensiones de forma predeterminada.

3.3 Detalles de la orden de compra del cliente

• Orden de compra del cliente : realice un seguimiento del número de orden de compra del cliente recibido, principalmente para evitar la creación de una orden de venta o factura duplicada para la misma orden de compra recibida del cliente. Puede realizar más configuraciones relacionadas con la validación del número de orden de compra del cliente en Configuración de ventas
• Fecha de la Orden de Compra del Cliente : La fecha en la que el Cliente realizó la Orden de Compra.

 

3.4 Dirección y contacto

• Dirección del cliente: esta es la dirección de facturación del cliente.
• Persona de contacto : si el Cliente es una empresa, la persona a contactar se obtiene en este campo si se establece en el formulario de Cliente .
• Territorio: Un Territorio es la región a la que pertenece el Cliente, obtenida del formulario Cliente. El valor predeterminado es Todos los territorios.
• Dirección de envío: Dirección a la que se enviarán los artículos.

3.5 Moneda

Puede establecer la moneda en la que se enviará el pedido de factura de venta. Esto se puede obtener del maestro de clientes o de transacciones anteriores como la orden de venta.

• Desea seleccionar la moneda del Cliente solo para la referencia del Cliente, mientras que la contabilización de las cuentas se realizará solo en la moneda base de la Compañía. Obtenga más información aquí .
• Mantener una cuenta por cobrar separada en la moneda del Cliente. La cuenta por cobrar de esta factura debe contabilizarse en esa moneda. Lea Contabilidad de monedas múltiples para obtener más información.

3.6 Lista de precios

Si selecciona una lista de precios, los precios de los artículos se obtendrán de esa lista. Al marcar 'Ignorar regla de precios' se ignorarán las Reglas de precios establecidas en Cuentas > Regla de precios.

Lea la documentación de la lista de precios para saber más.

3.7 La tabla de artículos

• Actualizar existencias Al marcar esta casilla de verificación, se actualizará el libro mayor de existencias al enviar la factura de venta. Si ha creado una Nota de entrega, se cambiará el Libro mayor de existencias. Si se salta la creación de la nota de entrega, marque esta casilla.

• Escanear código de barras : puede agregar artículos en la tabla de artículos escaneando sus códigos de barras si tiene un escáner de código de barras. Lea la documentación para rastrear artículos usando código de barras para saber más.

• Otorgar comisión : otorgue una comisión al vendedor y al socio de ventas sobre el monto neto de esta línea de pedido. Si está desactivada, esta línea de pedido se ignorará en el cálculo de la comisión.

• El código del artículo, el nombre, la descripción, la imagen y el fabricante se obtendrán del maestro del artículo .

• Descuento y margen : puede aplicar un descuento en artículos individuales porcentualmente o en el monto total del artículo. Lea Aplicar descuento para obtener más detalles.

• Tasa : la tasa se obtiene si se establece en la lista de precios y se calcula la cantidad total.

• Envío directo: el envío directo es cuando realiza la transacción de venta, pero el proveedor entrega el artículo. Para saber más, visite la página de Drop Shipping .

• Detalles Contables : Las cuentas de Ingresos y Gastos se pueden cambiar aquí si lo desea. Si este artículo es un activo , se puede vincular aquí. Esto es útil cuando estás vendiendo un activo .

• Ingresos diferidos : si los ingresos de este artículo se facturarán en los próximos meses en partes, marque 'Habilitar ingresos diferidos'. Para saber más, visite la página de Ingresos Diferidos .

• Peso del artículo : los detalles del peso del artículo por unidad y la unidad de medida del peso se obtienen si se configuran en el maestro del artículo.

• Detalles de existencias : los siguientes detalles se obtendrán del maestro de artículos:

  • Almacén : El Almacén desde donde se enviará el stock.
  • Cantidad disponible en el almacén : la cantidad disponible en el almacén seleccionado.

• Número de lote y número de serie : si su artículo está serializado o agrupado en lotes, deberá ingresar el número de serie y el lote en la tabla de artículos. Se le permite ingresar varios números de serie en una fila (cada uno en una línea separada) y debe ingresar el mismo número de números de serie que la cantidad.

• Plantilla de impuestos de artículos : puede configurar una Plantilla de impuestos de artículos para aplicar un monto de impuesto específico a este artículo en particular. Para saber más, visita esta página .

• Referencias: si esta factura de venta se creó a partir de una orden de venta/albarán de entrega, se hará referencia aquí. Además, se mostrará la Cantidad Entregada.

• Salto de página creará un salto de página justo antes de este elemento al imprimir.

3.8 Hoja de tiempo

Si desea facturar a los empleados que trabajan en proyectos por hora (basado en el contrato), pueden completar las hojas de tiempo que consisten en su tarifa de facturación. Cuando realice una nueva factura de venta, seleccione el proyecto para el que se realizará la facturación y se obtendrán las entradas correspondientes de la hoja de tiempo para ese proyecto.

Si los empleados de su empresa están trabajando en una ubicación y es necesario facturarlos, puede crear una factura basada en el parte de horas.

Para saber más, visita esta página .

3.9 Impuestos y Cargos

Los Impuestos y Cargos se obtendrán de la Orden de Venta o Nota de Entrega .

Visite la página de Plantilla de cargos e impuestos sobre las ventas para obtener más información sobre los impuestos.

Los impuestos y cargos totales se mostrarán debajo de la tabla.

Para agregar impuestos automáticamente a través de una categoría de impuestos, visite esta página .

Asegúrese de marcar correctamente todos sus impuestos en la tabla de impuestos y cargos para obtener una valoración precisa.

Regla de envío

Una regla de envío ayuda a establecer el costo de envío de un artículo. El costo generalmente aumentará con la distancia del envío. Para saber más, visite la página de Reglas de envío .

3.10 Redención de puntos de fidelidad

Si el Cliente está inscrito en un Programa de Lealtad, puede optar por redimirlo. Para saber más, visita la página del Programa de Lealtad .

3.11 Descuento adicional

Cualquier descuento adicional a toda la Factura se puede establecer en esta sección. Este descuento podría basarse en el total general, es decir, después de impuestos/cargos o en el total neto, es decir, antes de impuestos/cargos. El descuento adicional se puede aplicar como un porcentaje o una cantidad. Visite la página Solicitud de descuento para obtener más detalles.

 

3.12 Pago por adelantado

Para Artículos de alto valor, el vendedor puede solicitar un pago por adelantado antes de procesar el pedido. El botón Obtener anticipos recibidos abre una ventana emergente desde donde puede obtener los pedidos en los que se realizó el pago por adelantado. Para saber más, visite la página de Entrada de Pago Anticipado .

3.13 Condiciones de pago

El pago de una factura podrá hacerse por partes dependiendo de su entendimiento con el Proveedor. Esto se obtiene si se establece en la orden de venta. Para saber más, visite la página de Condiciones de pago .

3.14 Cancelación

La cancelación ocurre cuando el Cliente paga un monto inferior al monto de la factura. Esto puede ser una pequeña diferencia como 0.50. En varios pedidos, esto podría sumar un gran número. Para la exactitud de la contabilidad, esta cantidad de diferencia se 'anula'. Para saber más, visite la página de Condiciones de pago .

3.15 Términos y condiciones

Puede haber ciertos términos y condiciones en el Artículo que está vendiendo, estos se pueden aplicar aquí. Lea la documentación de Términos y condiciones para saber cómo agregarlos.

3.16 Información del Transportista

Si subcontrata el transporte de artículos a su ubicación de entrega, se pueden agregar los detalles del transportista. Esto no es lo mismo que el envío directo .

• Transportista : El Proveedor que transportará el Artículo a su Cliente. La función de transportador debe estar habilitada en el maestro de proveedores para seleccionar el proveedor aquí.
• Conductor : Puede agregar un Conductor aquí que conducirá el modo de transporte.

Los detalles generalmente se obtienen de la nota de entrega.

Se pueden registrar los siguientes detalles:

• Distancia en km
• Modo de transporte ya sea terrestre, aéreo, ferroviario o marítimo.

Se obtendrán la fecha del recibo de transporte y el nombre del conductor.

3.17 Configuración de impresión

Membrete

Puede imprimir su Factura de Venta en el membrete de su Empresa. Conozca más aquí .

'Agrupar los mismos elementos' agrupará los mismos elementos agregados varias veces en la tabla Elementos. Esto se puede ver cuando su impresión.

Imprimir encabezados

Los encabezados de las facturas de ventas también se pueden cambiar al imprimir el documento. Puede hacerlo seleccionando un Encabezado de impresión . Para crear nuevos encabezados de impresión, vaya a: Inicio > Configuración > Impresión > Imprimir encabezado. Conozca más aquí .

Hay casillas de verificación adicionales para imprimir la factura de venta sin el monto, esto puede ser útil cuando el artículo es de alto valor. También puede agrupar los mismos elementos en una fila al imprimir.

3.18 Detalles de GST

Los siguientes detalles se pueden configurar para GST:

• Categoría GST
• Copia de la factura
• Carga inversa
• GSTIN de comercio electrónico
• Imprimir encabezado

3.19 Más información

Se pueden registrar los siguientes detalles de ventas:

• Campaña : si esta factura es parte de una campaña de ventas en curso, se puede vincular. Para saber más, visita la página de la Campaña .
• Fuente : aquí se puede etiquetar una fuente de clientes potenciales para conocer la fuente de las ventas. Para obtener más información, visite la página Fuente de clientes potenciales .

3.20 Detalles Contables

• Débito a : La cuenta contra la cual se registrará la cuenta por cobrar para este Cliente.
• Es una entrada de apertura : si esta es una entrada de apertura para afectar sus cuentas, seleccione 'Sí'. es decir, si está migrando de otro ERP a qlip BUSINESS a mediados de año, es posible que desee utilizar una entrada de apertura para actualizar los saldos de cuenta en qlip BUSINESS.
• Observaciones : Cualquier observación adicional sobre la factura de venta se puede agregar aquí.

3.21 Comisión

Si la venta se realizó a través de uno de sus socios de ventas, puede agregar los detalles de su comisión aquí. Esto generalmente se obtiene de la orden de venta/albarán de entrega.

3.22 Equipo de ventas

Vendedores : qlip BUSINESS le permite agregar varios Vendedores que pueden haber trabajado en este trato. Esto también se obtiene de la orden de venta/albarán de entrega.

3.23 Obtención automática de números de lote de artículos

Si está vendiendo un artículo de un lote , qlip BUSINESS obtendrá automáticamente un número de lote si está marcado "Actualizar stock". El número de lote se obtendrá en función del primero en expirar, el primero en salir (FEFO). Esta es una variante de Primero en entrar, primero en salir (FIFO) que otorga la máxima prioridad a los artículos que caducan más pronto.

Tenga en cuenta que si el primer lote de la cola no puede satisfacer el pedido de la factura, se seleccionará el siguiente lote de la cola que pueda satisfacer el pedido. Si ningún lote puede satisfacer el pedido, qlip BUSINESS cancelará su intento de obtener automáticamente un número de lote adecuado.

3.24 Facturas TPV

Considere un escenario donde se lleva a cabo la transacción minorista. Por ejemplo: una tienda minorista. Si marca la casilla de verificación Es POS , todos los datos de su perfil de POS se obtienen en la factura de ventas y puede realizar pagos fácilmente.

Además, si marca Actualizar Stock , el stock también se actualizará automáticamente, sin necesidad de Nota de Entrega.

3.25 Después de enviar

Al enviar una factura de venta, se pueden crear los siguientes documentos contra ella:

1. Entrada de diario
2. Entrada de pago
3. Solicitud de pago
4. Descuento de facturas
5. Nota de entrega

4 más

Impacto Contable

Todas las Ventas deben contabilizarse en una “Cuenta de Ingresos”. Esto se refiere a una Cuenta en la sección "Ingresos" de su Plan de Cuentas. Es una buena práctica clasificar sus ingresos por tipo (como ingresos por productos, ingresos por servicios, etc.). La cuenta de ingresos debe establecerse para cada fila de la tabla de artículos.

Sugerencia: para establecer cuentas de ingresos predeterminadas para artículos, puede configurarlo en el artículo o el grupo de artículos.

La otra cuenta que se ve afectada es la Cuenta del Cliente. Eso se establece automáticamente desde "Débito a" en la sección de encabezado.

También puede mencionar los Centros de Costo en los que debe contabilizar su Ingreso. Recuerda que tus Centros de Costo te indican la rentabilidad de las diferentes líneas de negocio o producto. También puede establecer un centro de costos predeterminado en el maestro de artículos. Véase también: Dimensiones contables .

Entradas contables (Entrada GL) para una "Venta" típica de doble entrada:

Al reservar una venta (acumulación):

• Débito: Cliente (total general)
• Crédito: Renta (total neto, menos impuestos por cada Rubro)

• Crédito: Impuestos (obligaciones a pagar al gobierno)

Para ver las entradas en su factura de venta después de "Enviar", haga clic en "Ver libro mayor".

5. Temas relacionados

1. Centro de Costo
2. Entrada de diario
3. Entrada de pago
4. Factura de compra
5. Recibo de compra
6. Impuestos sabios del artículo
7. Órdenes de venta
8. Cotización
9. Nota de entrega