También puede aceptar Recibos de Compra directamente sin necesidad de una Orden de Compra. Para hacer esto, configure Orden de compra requerida como "No" en Configuración de compras.

Para acceder a la lista de Recibo de Compra, vaya a:

Inicio > Stock > Transacciones de acciones > Recibo de compra

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1. Requisitos previos 

Antes de crear y usar un recibo de compra, se recomienda que primero cree lo siguiente:

• Orden de compra

Nota: Desde la versión 1 en adelante, hemos introducido un libro mayor inmutable que cambia las reglas para la cancelación de entradas de acciones y la publicación de transacciones de acciones retroactivas en qlip BUSINESS

2. Cómo crear un recibo de compra 

Un recibo de compra generalmente se crea a partir de una orden de compra . En la Orden de Compra, haga clic en Crear > Recibo de Compra.

Para crear un recibo de compra manualmente (no recomendado), siga estos pasos:

1. Vaya a la lista de Recibo de Compra, haga clic en Nuevo.
2. El nombre del proveedor y los artículos se pueden obtener de la orden de compra haciendo clic en 'Obtener artículos de > Orden de compra'.
3. Puede configurar el Almacén Aceptado para todos los artículos en este Recibo de Compra. Esto se obtiene si se establece en la orden de compra.
4. En caso de que algún artículo esté defectuoso, configure el almacén de rechazos donde se almacenarán esos artículos.
5. Seleccione el artículo e ingrese la cantidad en la tabla de artículos.
6. Se buscará la tasa y el importe se calculará automáticamente.
7. Puede expandir la fila del artículo para cambiar el Almacén aceptado para un artículo.

8. Guardar y enviar.

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También puede agregar una 'Albarán de Entrega del Proveedor' al Recibo de Compra si su Proveedor ha agregado algunas notas. Con la casilla de verificación 'Editar fecha y hora de publicación', puede editar la hora y la fecha de publicación del recibo de compra. De forma predeterminada, la fecha y la hora se establecen al hacer clic en el botón Nuevo.

Es devolución: marque esta casilla de verificación si está devolviendo artículos que no fueron aceptados en su almacén.

2.1 Estados 

Estos son los estados en los que puede estar un Recibo de Compra:

• Borrador : se guarda un borrador pero aún no se ha enviado al sistema.
• A Facturar : Aún por facturar usando una Factura de Compra .
• Completado : enviado y recibido todos los elementos.
• Devolución emitida : todos los artículos han sido devueltos.
• Cancelado : Cancelado el Recibo de Compra.
• Cerrado : El propósito del Cierre es gestionar el cierre corto. Por ejemplo, ordenó 20 cant., pero cerró en 15 cant. Los 5 restantes no se cobrarán ni facturarán.

3. Características 

3.1 Moneda y lista de precios 

La moneda del Recibo de Compra se muestra en esta sección, se obtiene de la Orden de Compra. Los precios de los artículos se obtendrán de la lista de precios establecida. Al marcar Ignorar regla de precios, se ignorarán las Reglas de precios establecidas en Cuentas > Regla de precios.

Dado que el artículo entrante afecta el valor de su inventario, es importante convertirlo a su moneda base si ha pedido en otra moneda. Deberá actualizar la Tasa de conversión de moneda si corresponde.

Lea sobre listas de precios y transacciones en varias monedas para obtener más información.

3.2 Detalles del almacén 

El siguiente conjunto de almacenes se aplicará a todos los artículos en la tabla de artículos del recibo de compra. Puede cambiar los almacenes para artículos individuales a través de la tabla.

• Almacén aceptado : este es el almacén en el que aceptará y almacenará los artículos entrantes. Por lo general, este es el almacén de 'Tiendas'.
• Almacén de Rechazados: Este es el Almacén en el que guardará los Ítems rechazados que estaban defectuosos o no estaban a la altura de la marca de calidad.

Subcontratación 

• Materias primas consumidas : en caso de que esté subcontratando, seleccione 'Sí' para consumir las materias primas del proveedor. Lea Subcontratación para saber más.

3.3 Tabla de artículos 

• Código de barras : puede realizar un seguimiento de los artículos mediante códigos de barras .

• Escanear código de barras : puede agregar artículos en la tabla de artículos escaneando sus códigos de barras si tiene un escáner de código de barras. Lea la documentación para rastrear artículos usando código de barras para saber más.

• El código del artículo, el nombre, la descripción, la imagen y el fabricante se obtendrán del maestro del artículo.

• Recibido y Aceptado : establezca la cantidad recibida, aceptada y rechazada. La unidad de medida se obtiene del maestro de artículos. Deberá actualizar el "Factor de conversión de UOM" si su orden de compra para un artículo está en una unidad de medida (UOM) diferente a la que tiene en existencias (UOM en existencias).

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• Tasa : la tasa se obtiene si se establece en la lista de precios y se calcula la cantidad total.

• Plantilla de impuestos de artículos : puede configurar una Plantilla de impuestos de artículos para aplicar un monto de impuesto específico a este artículo en particular. 

• Los detalles del peso del artículo por unidad y la unidad de medida del peso se recuperan si se configuran en el maestro del artículo.

• Almacén y Referencia : Puede configurar los Almacenes aceptados y rechazados y también agregar una Inspección de Calidad, consulte la siguiente sección.

• Número de serie, número de lote y lista de materiales : si su artículo está serializado o agrupado en lotes, deberá ingresar el número de serie y el lote en la tabla de artículos. Se le permite ingresar varios números de serie en una fila (cada uno en una línea separada) y debe ingresar el mismo número de números de serie que la cantidad.

  Aquí hay campos separados para ingresar los números de serie de los artículos aceptados y rechazados. También se puede configurar un número de lote si, por ejemplo, está almacenando un lote de medicamentos de plástico.

  Marcar 'Permitir Tasa de Valoración Cero' permitirá enviar el Recibo de Compra incluso si la Tasa de Valoración del Artículo es 0. Esto puede ser un artículo de muestra o debido a un entendimiento mutuo con su Proveedor.

• Puede vincular una lista de materiales aquí si el artículo se subcontrata . Vincular la lista de materiales aquí afectará el libro mayor de existencias, es decir, las existencias de materia prima se deducirán del almacén del proveedor.

  Nota : el artículo debe ser serializado o agrupado en lotes para que estas funciones funcionen. Si el artículo está serializado, aparecerá una ventana emergente donde puede ingresar los números de serie.

• Las Dimensiones Contables ayudan a etiquetar cada transacción con diferentes Dimensiones sin necesidad de crear nuevos Centros de Costo. Primero debe crear Dimensiones contables.

• Salto de página creará un salto de página justo antes de este elemento al imprimir.

3.4 Inspección de calidad de seguimiento 

Si para ciertos Artículos, es obligatorio registrar Inspecciones de Calidad (si lo configuró en su maestro de Artículos), deberá actualizar el campo "Inspección de Calidad". El sistema solo le permitirá "Enviar" el Comprobante de Compra si actualiza la "Inspección de calidad".

Después de habilitar los Criterios de inspección en el formulario de artículo para la compra y adjuntar una plantilla de inspección de calidad allí, las inspecciones de calidad se pueden registrar en los recibos de compra.

Para saber más, visite la página de Inspección de Calidad .

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3.5 Materias primas consumidas 

• La tabla de Ítems Consumidos contiene las Materias Primas consumidas por el Proveedor para recibir el Ítem Terminado.
• El botón Obtener stock actual obtendrá el stock actual de los artículos consumidos del almacén del proveedor. 

3.6 Impuestos y Valoración 

Los Impuestos y Cargos se obtendrán de la Orden de Compra .

Visite la página Plantilla de impuestos y cargos de compra para obtener más información sobre los impuestos.

Los impuestos y cargos totales se mostrarán debajo de la tabla.

Para agregar impuestos automáticamente a través de una categoría de impuestos.

Asegúrese de marcar correctamente todos sus impuestos en la tabla de impuestos y cargos para obtener una valoración precisa.

Regla de envío 

Una regla de envío ayuda a establecer el costo de envío de un artículo. El costo generalmente aumentará con la distancia del envío. Para saber más, visite la página de Reglas de envío .

3.7 Descuento adicional 

Cualquier descuento adicional a todo el pedido se puede configurar en esta sección. Lea Aplicar descuento para obtener más detalles.

3.8 Más información 

El estado del recibo de compra se muestra aquí y en la parte superior. Los distintos estados son: Borrador, A facturar, Completado, Cancelado y Cerrado. Esta sección también muestra el % del monto facturado, es decir, el porcentaje del monto por el cual se crean las facturas de venta .

3.9 Configuración de impresión 

Membrete 

Puede imprimir su Comprobante de Compra en papel membretado de su empresa.

'Agrupar los mismos elementos' agrupará los mismos elementos agregados varias veces en la tabla de elementos. Esto se puede ver cuando su impresión.

Imprimir encabezados 

Los encabezados del recibo de compra también se pueden cambiar al imprimir el documento. Puede hacerlo seleccionando un Encabezado de impresión . Para crear nuevos encabezados de impresión, vaya a: Inicio > Configuración > Impresión > Imprimir encabezado.

3.10 Después de enviar 

Se crea una entrada en el libro mayor de existencias para cada artículo que agrega el artículo en el almacén por la "cantidad aceptada". Si tiene rechazos, se realiza una entrada en el libro mayor de existencias para cada rechazo. La “Cantidad Pendiente” se actualiza en la Orden de Compra.

Después de enviar el recibo de compra, se puede crear lo siguiente:

• Devolución de compra
• Entrada de existencias
• Factura de compra
• Retención de existencias de muestra

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3.11 Devolución de una orden de compra 

Una vez que haya recibido una orden de compra utilizando un recibo de compra, puede crear una entrada de devolución en caso de que el artículo deba devolverse al proveedor . Para saber más, visita la página de Devolución de Compra .

3.12 Omitir recibo de compra 

Si no desea crear un recibo de compra después de una orden de compra y desea crear directamente una factura de compra, habilite la función en Configuración de compra .

Cambiar el valor de los artículos después del recibo de compra: 

A veces, ciertos gastos que se suman al total de sus artículos comprados se conocen solo después de un tiempo. Un ejemplo común es que, si está importando los artículos, conocerá los derechos de aduana, etc. solo cuando su "agente de compensación" le envíe una factura. Si desea atribuir este costo a sus artículos comprados, deberá usar el comprobante de costo de destino . ¿Por qué “costo de descarga”? Porque representa los cargos que pagaste cuando aterrizó en tu poder.

4. Temas relacionados 

1. Nota de entrega
2. Orden de compra
3. Factura de compra
4. Proveedor
5. Comprobante de gastos de envío