La Entrada de pago se puede realizar contra las siguientes transacciones.

• Factura de venta
• Factura de compra
• Pedido de venta (pago por adelantado)
• Orden de Compra (Pago Anticipado)
• Reclamación de gastos
• Transferencia interna

En qlip BUSINESS existen dos opciones a través de las cuales el Usuario puede capturar el pago:

• Entrada de pago (predeterminado)
• Entrada de diario

Para acceder a la lista de entradas de pago, vaya a:

Inicio > Contabilidad > Cuentas por cobrar/por pagar > Entrada de pago

1. Requisitos previos

También se puede crear una entrada de pago directamente y luego vincularla a un pedido/factura. Antes de crear y utilizar la Entrada de pago, se recomienda crear primero lo siguiente:

1. Cliente
2. Proveedor
3. Cuenta bancaria

Si está siguiendo el ciclo de ventas/compras, necesitará lo siguiente:

1. Pedido de venta (pago por adelantado)
2. Orden de Compra (Pago Anticipado)
3. Factura de venta
4. Factura de compra

Configurar:

1. Catálogo de cuentas
2. Empresa (para cuentas predeterminadas)

2. Cómo crear una Entrada de Pago

Al enviar un documento contra el cual se puede realizar la Entrada de pago, encontrará la opción Pago en el botón Crear .

 

1. Cambiar la fecha de publicación.
2. El tipo de pago se establecerá en función de la transacción de la que proviene. Los tipos son 'Recibir', 'Pagar' y 'Transferencia interna'.
3. El tipo de fiesta, la fiesta y el nombre de la fiesta se obtendrán automáticamente.
4. La cuenta pagada hasta y la cuenta pagada desde se obtendrán según lo establecido en el formulario de la empresa .
5. El monto pagado se obtendrá de la factura.
6. Guardar y enviar.

2.1 Crear un pago manualmente

Una entrada de pago creada manualmente no tendrá ninguna orden/factura vinculada. Los pagos realizados se registrarán en la cuenta del Cliente/Proveedor y se podrán conciliar más tarde utilizando la Herramienta de conciliación de pagos .

1. Vaya a la lista Entrada de pago y haga clic en Nuevo.
2. Seleccione el Tipo de Parte y el respectivo Cliente/Proveedor.
3. Seleccione la Cuenta bancaria/Cuenta de efectivo Pagada a y Pagada desde. Ingrese el número de cheque y la fecha si se trata de una transferencia bancaria.
4. Ingrese la cantidad pagada.
5. Guardar y enviar.

3. Características

3.1 Configuración del modo de pago

Modo de pago : Ingresar esto ayuda a clasificar las Entradas de pago según el modo de pago utilizado. Los modos de pago pueden ser Banco, Efectivo, Transferencia Bancaria, etc.

Sugerencia : en el modo de pago maestro, se puede configurar la cuenta predeterminada. Esta cuenta de pago predeterminada se obtendrá en las entradas de pago.

3.2 Pago desde/hasta

 

• Tipo de parte : ya sea cliente, proveedor, empleado, accionista, estudiante o miembro de una ONG.
• Parte : La parte específica para la cual se realiza la Entrada de pago.
• Nombre de la fiesta: el nombre de la fiesta, esto se obtiene automáticamente.
• Cuenta bancaria de la empresa : la cuenta bancaria de su empresa .
• Cuenta Bancaria del Partido : La Cuenta Bancaria del Partido .
• Contacto : si la Parte es una organización, aquí se puede almacenar una persona de contacto.

3.3 Cuentas

 

• Saldo de la Parte : El monto total por cobrar o por pagar del Cliente o Proveedor de las Facturas establecidas en la Entrada de Pago actual. Los importes pagados serán positivos y si se realizan anticipos, serán negativos.
• Cuenta pagada desde : la cuenta de la que se deducirá el monto cuando se envíe el pago.

• Cuenta pagada a : La cuenta CoA desde la cual se agregará el monto cuando se envíe la Entrada de pago.

• Divisa de la cuenta : las divisas de estas cuentas se obtendrán según lo establecido en la cuenta y no se pueden editar aquí. Para saber más sobre transacciones en múltiples monedas, visite esta página .

• Saldo de la cuenta : el saldo total de todas las facturas de las cuentas seleccionadas.

Monto pagado : el monto total pagado por la entrada de pago actual se muestra en este campo.

Nota : Al realizar entradas de pago, la cuenta bancaria predeterminada se buscará en el siguiente orden si se establece:

• Formulario de empresa
• Cuenta predeterminada de modo de pago
• Cuenta bancaria predeterminada del cliente/proveedor
• Seleccionar manualmente en Entrada de pago

3.4 Referencia

Obtención de facturas pendientes

Esto se puede usar para realizar pagos a múltiples facturas de ventas usando una entrada de pago. Al crear una nueva Entrada de pago, al hacer clic en el botón Obtener factura pendiente, se obtendrán todas las facturas pendientes y los pedidos abiertos para la parte. Debe ingresar el 'Cantidad pagada' para ver este botón. Desde aquí se puede seleccionar un rango de fechas y facturas a buscar.

Si la Parte no ha realizado el pago total, ingrese el monto pagado en el campo 'Asignado'.

Si crea una Entrada de pago para un Cliente, el Importe del pago se asignará a una Factura de venta. Del mismo modo, al crear una Entrada de pago para un Proveedor, el Importe del pago se asignará a una Factura de compra.

Tabla de referencias de pago

• Tipo : si el pago se realiza contra una orden de venta, una factura de venta o un asiento de diario.
• Nombre : el ID de transacción en particular se obtiene/selecciona aquí.
• Importe total : el importe total de una factura/entrada de diario en la fila.
• Pendiente : La cantidad a recibir/a pagar por esta factura.
• Asignado : si el monto pagado es menor que el monto de la factura, solo el monto pagado se asignará a las facturas obtenidas en la entrada de pago. El pago puede hacerse en partes, por ejemplo, si hay tres facturas de montos 20, 20, 20, el Monto Pagado es 60 entonces este Monto Pagado se distribuirá por igual. Los términos de pago también pueden estar involucrados.

 

¿Qué es la cantidad no asignada?

Cuando se realiza un Asiento de Pago en qlip BUSINESS y el Monto Pagado es superior al monto total de la factura, se almacena en la cuenta del Cliente/Proveedor. Esta cantidad es, por lo tanto, actualmente 'Sin asignar'. El monto no asignado se puede usar contra facturas futuras.

Por ejemplo, crea una factura de venta por un total de 1000 y el cliente pagó 1500. Cuando se cree otra factura para este Cliente en el futuro por 1,000 nuevamente, se pueden usar los 500 pagados anteriormente.

3.5 Deducciones o Pérdidas

Cuando se crea una Entrada de pago contra una factura, podría haber alguna diferencia en el Monto pagado real y el monto pendiente de la factura. Esta diferencia podría deberse a errores de redondeo o cambios en el tipo de cambio de moneda. Puede configurar una cuenta aquí donde se registrará este monto de diferencia.

Las pérdidas/deducciones se pueden cancelar. Veamos un ejemplo aquí donde el monto pagado es 25 pero el monto asignado es 30 ya que 30 es el monto a cobrar según la factura. El 'Importe de la diferencia' será 5 en este caso. Esta cantidad de diferencia puede ocurrir debido a descuentos o cambio de moneda. El Importe de diferencia debe ser 0 para enviar la Entrada de pago. Esto se puede ajustar con el botón Entrada de diferenciación . El monto se ajustará en la cuenta Cancelación.

 

3.6 Cancelación

La cancelación ocurre cuando el monto pagado es menor que el monto asignado. Es decir, el monto restante se considera perdido en cargos misceláneos o no se va a pagar ese monto. Esto se considera pérdida.

3.5 Después de enviar

Guardar y enviar entrada de pago. En el momento de la presentación, los pendientes se actualizarán en las Facturas.

 

Si la entrada de pago se creó contra la Orden de Venta o la Orden de Compra, el campo 'Pago por adelantado' se actualizará en ellos. Al crear una factura contra esas transacciones, la entrada de pago se actualizará automáticamente en esa factura para que pueda asignar el monto de la factura contra la entrada de pago anticipado.

Para el pago entrante, la contabilización de las cuentas se realizará de la siguiente manera.

• Débito: Cuenta Bancaria o Efectivo
• Crédito: Cliente (Deudor)

Para pago saliente:

• Débito: Proveedor (Acreedor)
• Crédito: Cuenta Bancaria o Efectivo

4. Otros casos

4.1 Entrada de pago en varias monedas

Si desea mantener una cuenta por cobrar/por pagar en moneda extranjera, cree cuentas en moneda extranjera (diferente de la moneda de la empresa) y vincúlelas en la cuenta de la parte. Por ejemplo:

 

qlip BUSINESS le permite mantener cuentas y facturación en múltiples monedas . Si una factura se realiza en la moneda de la parte, la tasa de cambio de moneda entre la moneda base de la Compañía y la moneda de la parte también se ingresa en la factura.

Nota: Es necesario crear y seleccionar una cuenta separada de Deudor/Acreedor en la Factura/Pedido de Venta para que el cambio de moneda funcione correctamente. Por ejemplo, si el Cliente es de los EE. UU., cree una cuenta por cobrar denominada "Deudores de EE. UU.".

Al crear una Entrada de pago contra esa factura, se obtendrá el tipo de cambio actual, pero puede establecer el Tipo de cambio de moneda en el momento del pago para que coincida con sus registros.

Haga clic en el botón Establecer ganancia/pérdida de cambio para agregar automáticamente una fila para cancelar el monto de la diferencia.

 

Dado que el tipo de cambio de moneda fluctúa todo el tiempo, puede generar una diferencia en el monto del pago con respecto al total de la factura. Este monto de diferencia se puede contabilizar en el monto de ganancia/pérdida de cambio de moneda.

 

Los pagos también se pueden realizar independientemente de las facturas creando una nueva Entrada de pago.

Para obtener más información sobre la gestión de transacciones en varias monedas , visite esta página .

4.2 Transferencia Interna

La Transferencia Interna se utiliza en los casos en que el dinero se transfiere entre cuentas de la misma Compañía. Por ejemplo, si un cliente de los EE. UU. usa PayPal, la transferencia de dinero de PayPal a una cuenta bancaria puede considerarse una transferencia interna.

Las siguientes transferencias internas se pueden gestionar desde la Entrada de Pago.

1. Banco - Efectivo
2. Banco - Banco
3. Efectivo - Efectivo
4. Efectivo - Banco

 

4.3 Gestión de diferentes escenarios de pago

Para una factura impaga, monto pendiente = total general. Al crear Asientos de pago, el valor del monto pendiente se reducirá.

En la mayoría de los casos, además de las ventas minoristas, la facturación y los pagos son actividades separadas. Existen varias combinaciones en las que se realizan estos pagos. Estos casos se aplican tanto a Ventas como a Compras.

• Pueden ser por adelantado (100% por adelantado).
• Enviar envío. Ya sea en el momento de la entrega o a los pocos días de la entrega.
• Parte por adelantado y parte en o después de la entrega.
• Los pagos se pueden hacer juntos por un montón de facturas.
• Los anticipos se pueden dar juntos para un grupo de facturas (y se pueden dividir entre facturas).

qlip BUSINESS le permite gestionar todos estos escenarios. Todos los asientos contables (Entrada GL) se pueden realizar contra una Factura de venta, Factura de compra o Entrada de pago de pago anticipado (en casos especiales, también se puede realizar una factura a través de una Factura de venta).

El importe pendiente total de una factura es la suma de todos los asientos contables que se realizan “contra” (o están vinculados a) esa factura. De esta manera, puede combinar o dividir pagos en Entrada de pago para administrar los escenarios.

4.4 Diferencia entre Asiento de pago y Asiento de diario

1. El uso de la entrada de diario requiere una comprensión de qué cuenta se cargará o acreditará. En la Entrada de Pago, se gestiona en el backend, por lo que es más sencillo para el Usuario.
2. Payment Entry es más eficiente en la gestión de pagos en moneda extranjera.
3. Los cheques se pueden imprimir desde Asientos de pago utilizando el formato de impresión de cheques.
4. La entrada de diario todavía se puede usar para:
   • Actualización de saldo de apertura en Cuentas.
   • Entrada de depreciación de activos fijos.
   • Para ajustar la nota de crédito con la factura de venta y la nota de débito con la factura de compra, en caso de que no se produzca ningún pago.

4.5 Pagos mediante asiento de diario

Para realizar el pago mediante Asiento de diario, siga estos pasos:

1. Activar pago mediante entrada de diario. Vaya a Contabilidad > Maestros de contabilidad > Configuración de cuentas , marque la casilla 'Realizar pago mediante entrada de diario'.

2. Al enviar un documento contra el cual se puede realizar una entrada de diario, encontrará el pago en el botón Crear .

3. Guarde y envíe el asiento de diario para registrar el pago contra la factura

5. Temas relacionados

1. Solicitud de pago
2. Términos de pago
3. Factura de venta
4. Factura de compra