Una entrada de diario es una transacción multipropósito donde se pueden seleccionar las cuentas de débito y crédito.

Todos los tipos de asientos contables distintos de las transacciones de Ventas y Compras se realizan mediante el Asiento de diario . Una entrada de diario es una transacción contable estándar que afecta a varias cuentas y la suma de los débitos es igual a la suma de los créditos. Una entrada de diario afecta el libro mayor.

Las entradas de diario se pueden usar para ingresar gastos, entradas de apertura, contraentradas, pagos bancarios, entradas de impuestos especiales, etc. Por ejemplo, registrar gastos corrientes, gastos directos como gasolina/transporte, gastos varios, entradas de ajuste y ajustar el monto de la factura.

Para acceder a la lista de entradas de diario, vaya a:

Inicio > Contabilidad > Libro mayor > Entrada de diario

1. Cómo crear una entrada de diario

1. Vaya a la lista Entrada de diario, haga clic en Nuevo.
2. El tipo de entrada predeterminado será 'Entrada de diario'. Este es un tipo de entrada de propósito general. Visite la sección 3 para obtener más información sobre los tipos de entrada.
3. Puede cambiar la fecha de publicación.
4. Expanda la tabla, seleccione una Cuenta desde la cual se debita el monto.
5. Los detalles anteriores también se pueden agregar desde una plantilla de entrada de diario con el campo 'Desde la plantilla'.
6. Seleccione el Tipo de parte y Parte si es una entrada de Deudor.
7. Agregue una fila donde se acreditará el monto.
8. Tenga en cuenta que, al final, los montos totales de débito y crédito deben sumar lo mismo.
9. Guardar y enviar.

 

Libro de Finanzas : Puede contabilizar esta entrada en un Libro de Finanzas específico . Al dejar este campo en blanco, este asiento de diario aparecerá en todos los libros de finanzas. Este campo solo estará visible si está marcada la opción "Habilitar libros de finanzas" en la sección Valores predeterminados de activos fijos del maestro de la empresa.

1.1 Entrada Rápida

Al crear una entrada de diario, se puede ver un botón de entrada rápida en la parte superior derecha. Esto hace que la creación de la entrada de diario sea un poco más fácil. Ingrese el monto, seleccione las cuentas, agregue un comentario. Esto completará la tabla 'Asientos contables' con los detalles seleccionados.

 

2. Características

2.1 Asientos Contables

1. Dimensiones contables : aquí se puede vincular un proyecto o centro de costos para realizar un seguimiento de los costos por separado. Para saber más, visita esta página .
2. Número de cuenta bancaria : si ha agregado una cuenta bancaria, se obtendrá el número asociado con esa cuenta bancaria.
3. Tipo de referencia : si esta entrada contable está asociada con otra transacción, se puede hacer referencia aquí. Seleccione el Tipo de referencia y seleccione el documento específico. Por ejemplo, si está creando un asiento de diario para una factura de venta específica. Vincule este asiento de diario a la factura. El monto "pendiente" de esa factura se verá afectado.
4. Los siguientes son los documentos que se pueden seleccionar en el Asiento de diario en Tipo de referencia:
5. Factura de venta
6. Factura de compra
7. Entrada de diario
8. Órdenes de venta
9. Orden de compra
10. Reclamación de gastos
11. Activo
12. Préstamo
13. Entrada de nómina
14. Anticipo de empleado
15. Revaluación del tipo de cambio
16. Descuento de facturas
17. Es un anticipo : si se trata de un pago por adelantado realizado por un cliente, establezca esta opción en 'Sí'. Esto es útil cuando ha vinculado un formulario de 'Tipo de referencia' a esta entrada de diario. Si selecciona "Sí", se vinculará este asiento de diario con la transacción seleccionada en el campo "Nombre de referencia". Para saber más, visite la página de Entrada de Pago Anticipado .
18. Comentario del usuario : cualquier comentario adicional sobre la entrada se puede agregar en este campo.

2.2 Asiento de diario inverso

En cualquier entrada de diario enviada, hay un botón dedicado para revertir la entrada de diario. Al hacer clic en el botón 'Invertir entrada de diario', el sistema crea una nueva entrada de diario invirtiendo el monto del débito y crédito contra las cuentas respectivas.

 

2.3 Ingreso de diferencias

La "Diferencia" es la diferencia que queda después de sumar todos los montos de débito y crédito.

Según el sistema contable de doble entrada, el débito total debe ser igual al crédito total.

Debe ser cero si el asiento del diario se va a "enviar". Si este número no es cero, puede hacer clic en "Hacer entrada de diferencia" y el sistema agregará automáticamente una nueva fila con la cantidad requerida para que el total sea cero. Seleccione la cuenta a debitar/abonar y continuar.

 

2.4 Referencias

Se puede ingresar un número de referencia manualmente y se puede establecer una fecha de referencia. Al ingresar un Número de Referencia aquí, se verá un 'Observación', por ejemplo:

Nota: proveedor

Número de referencia 2321 con fecha 30-09-2019 $ 1,000.00 contra factura de venta ACC-SINV-2019-00064

En la sección Referencia, los siguientes campos se pueden ingresar manualmente si la factura se registró fuera de línea y no en el sistema qlip BUSINESS. Esto es solo para fines de referencia.

1. Número de factura
2. Fecha de pago
3. Fecha de vencimiento

2.5 Entradas en varias monedas

Si las cuentas seleccionadas están en diferentes monedas, marque la casilla de verificación 'Múltiples monedas'. Si esta casilla de verificación no está habilitada, no podrá seleccionar ninguna moneda extranjera en el asiento del diario. Esto mostrará la moneda diferente y obtendrá el 'Tipo de cambio'. Para obtener más información, visite la página Contabilidad de monedas múltiples .

 

2.6 Plantilla de entrada de diario

Desde el campo Plantilla : Al seleccionar una opción en esto, se cargarán los detalles de una Plantilla de entrada de diario.

Obtendrá y agregará los siguientes detalles a la entrada:

1. Tipo de entrada
2. Empresa
3. Serie
4. Cuentas en Asientos Contables
5. Esta abierto

Para obtener más información, vaya a la página Plantilla de entrada de diario .

2.7 Configuración de impresión

 

Pagar a/Registrar desde : El nombre ingresado aquí aparecerá en la factura de venta. Esto es útil para imprimir cheques. Vaya a la vista de impresión en el asiento del diario y seleccione el 'Formato de impresión de cheques'.

Membrete

Puede imprimir su entrada de diario en papel con membrete de su empresa. Conozca más aquí .

Imprimir encabezados

Las entradas de diario también se pueden titular de manera diferente para fines de impresión. Puede hacerlo seleccionando un Encabezado de impresión . Para crear nuevos encabezados de impresión, vaya a:

Inicio > Configuración > Impresión > Imprimir encabezado

Lea Imprimir encabezados para saber más.

2.7 Más información

1. Modo de pago : si el pago se realizó mediante transferencia bancaria, giro bancario, tarjeta de crédito, cheque o efectivo. También se pueden crear nuevos Modos de Pago. Si una cuenta bancaria está configurada en Modo de pago, se recuperará aquí cuando se seleccione el Modo de pago.
2. Está abriendo : si la Entrada de diario es del tipo 'Entrada de apertura', este campo se establecerá en 'Sí'. Para saber más, visite la página Saldo inicial .
3. Desde plantilla : cuando se selecciona una plantilla, la tabla 'Asientos contables' se vaciará primero antes de cargar las cuentas desde la plantilla. Puede agregar más entradas de cuenta después de eso.

3. Tipos de entradas de diario

Echemos un vistazo a algunos de los asientos contables comunes que se pueden realizar a través de Journal Entry en qlip BUSINESS.

3.1 Entrada de diario

Este es un tipo de entrada de propósito general que se puede usar para diferentes propósitos. Veamos algunos ejemplos.

Gastos (no acumulables)

Muchas veces puede no ser necesario acumular un gasto, pero se puede imputar directamente contra una Cuenta de gastos en el momento del pago. Por ejemplo, una asignación de viaje o una factura de teléfono. Puede debitar directamente Gastos de Teléfono (en lugar de su compañía telefónica) y acreditar su Banco en el pago.

1. Débito: Cuenta de Gastos (como gasto de Teléfono).
2. Crédito: Cuenta Bancaria o Efectivo.

Acreditación de salarios

Para acreditar los salarios de los empleados, se utiliza el tipo 'Entrada de diario'. En este caso,

1. Débito: Los componentes del salario.
2. Crédito: La cuenta bancaria.

3.2 Entrada de diario entre empresas

Si se produce una transacción entre una empresa matriz y una filial, o empresas hermanas, o dos empresas que pertenecen al mismo grupo, esta opción se puede utilizar para realizar un asiento de diario entre empresas.

Para obtener más información, visite la página de entradas de diario entre empresas .

3.3 Entrada Bancaria

Utilice este tipo cuando realice o reciba un pago mediante una cuenta bancaria . Por ejemplo, pagar cargos de entretenimiento, etc. utilizando la cuenta bancaria de la Compañía.

3.4 Entrada de efectivo

Esto es lo mismo que 'Entrada Bancaria' pero el pago se realiza a través de Cuenta de Efectivo.

3.5 Entrada de tarjeta de crédito

Este es un tipo de entrada para identificar fácilmente todas las entradas de tarjetas de crédito.

3.6 Nota de Débito

Este es un documento enviado por un cliente (su Empresa) a un proveedor (su Proveedor) al devolver bienes/artículos.

También puede crear una Nota de Débito directamente desde una Factura de Compra.

La "nota de débito" se realiza para un proveedor contra una factura de compra o se acepta como una nota de crédito del proveedor cuando una empresa devuelve bienes. Cuando se realiza una Nota de Débito, la Compañía puede recibir un pago del Proveedor o ajustar el monto en otra factura.

1. Débito: Cuenta Proveedor.
2. Crédito: Cuenta Devolución de Compra.

Para saber más, visita esta página .

3.7 Nota de crédito

Este es un documento enviado por un proveedor a un cliente al devolver bienes/artículos.

La "nota de crédito" se realiza para un cliente contra una factura de venta cuando la empresa necesita ajustar un pago por bienes devueltos. Cuando se realiza una Nota de Crédito, el vendedor puede realizar un pago al cliente o ajustar el monto en otra factura.

1. Débito: Cuenta de devolución de ventas.
2. Crédito: Cuenta de Cliente.

Para saber más, visita esta página .

Normalmente se emite una nota de débito/crédito por el valor de los bienes devueltos o menos.

3.8 Contra Entrada

Se registra una Contra Entrada cuando la transacción se registra dentro de la misma Compañía de tipos:

1. Efectivo a efectivo
2. banco a banco
3. efectivo al banco
4. Banco a efectivo

Esto se utiliza para registrar retiros o depósitos de dinero de una cuenta bancaria. Cuando se utiliza esta entrada, el dinero no sale de la empresa a menos que se vuelva a utilizar para pagar algo.

3.9 Entrada de impuestos especiales

Cuando una empresa compra bienes de un proveedor, la empresa paga impuestos especiales sobre estos bienes al proveedor. Y cuando una empresa vende estos bienes a los Clientes, recibe impuestos especiales. La empresa deducirá el impuesto especial pagadero y depositará el saldo en Govt. cuenta.

Cuando una Empresa compra bienes con Impuesto Especial:

1. Débito: Cuenta de Compras, Cuenta de Impuestos Especiales.
2. Crédito: Cuenta Proveedor.

Cuando una Empresa vende bienes con Impuesto Especial:

1. Débito: Cuenta de Cliente.
2. Crédito: Cuenta de Ventas, Cuenta de Impuestos Especiales.

Nota: Aplicable en India, podría no ser aplicable para su país. Por favor, consulte la normativa de su país.

3.10 Cancelaciones o deudas incobrables

Si cancela una Factura como una deuda incobrable, puede crear un Comprobante de diario similar a un Pago, excepto que en lugar de debitar su Banco, puede debitar una Cuenta de gastos llamada Deudas incobrables.

1. Débito: deudas incobrables canceladas
2. Crédito: Cliente

Nota: Puede haber regulaciones en su país antes de que pueda cancelar las deudas incobrables.

3.11 Entrada de Apertura

Esta entrada es útil al pasar de otro software a qlip BUSINESS en cualquier época del año. Sus facturas pendientes, acciones, etc. se pueden registrar en qlip BUSINESS  utilizando este tipo de entrada. Al seleccionar el tipo, se obtendrán las cuentas del balance general.

3.12 Depreciación

La depreciación es cuando cancela cierto valor de sus activos como un gasto. Por ejemplo, si tiene una computadora que usará durante, digamos, 5 años, puede distribuir su gasto durante el período y pasar una Entrada de diario al final de cada año reduciendo su valor en un cierto porcentaje.

1. Débito: Depreciación (Gasto).
2. Crédito: Activo (la Cuenta en la que registró el activo a depreciar).

Para saber más, visite la página de Depreciación de Activos .

Nota: Puede haber regulaciones en su país que definan por cuánto puede depreciar una clase de Activos.

3.13 Revaluación del Tipo de Cambio

Si su plan de cuentas tiene cuentas con varias monedas, una entrada de diario del tipo 'Revaluación del tipo de cambio' ayuda a lidiar con esta situación. Esta entrada está pensada para crearse a partir de un formulario de Revaluación del tipo de cambio. Para saber más visita la página de Revaluación del Tipo de Cambio .

4. Temas relacionados

1. Entrada de diario entre empresas
2. Nota de crédito
3. Nota de débito
4. Factura de venta
5. Botón de entrada de diferencia
6. Libro de Finanzas