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1. Requisitos previos

Antes de crear y utilizar una solicitud de cotización, se recomienda que primero cree lo siguiente:

• Proveedor
• Articulo

2. Cómo crear una solicitud de cotización

1. Vaya a la lista Solicitud de cotización, haga clic en Nuevo.
2. Introduzca la fecha.
3. Elija el Proveedor a quien se le enviará la Solicitud de Cotización.
4. En la siguiente tabla, ingrese los artículos, la cantidad y el almacén de destino donde enviará los artículos.
5. El almacén se puede dejar en blanco si 'Mantener stock' no está marcado para el artículo.
6. Guardar y enviar.

También se puede crear una solicitud de cotización (RFQ) a partir de una solicitud de material enviada. Una vez que se crea una RFQ, puede imprimir y enviar a los proveedores el PDF que tendrá todos los detalles que ingresó relevantes para la RFQ. También puede obtener su respuesta (Cotización de proveedor) en el mismo qlip BUSINESS, consulte la sección 4.1 Cotización de proveedor por usuario . Sin embargo, para una gran cantidad de artículos, su proveedor puede sentirse más cómodo con una hoja de Excel, etc.

3. Características

3.1 Obtener elementos de

Los elementos de la tabla de elementos se pueden obtener de otros documentos. Las opciones son: Solicitud de Material, Oportunidad y Posible Proveedor.

• Solicitud de material : los artículos se obtendrán de una solicitud de material enviada que seleccione. Se puede buscar una solicitud de material con algunas palabras coincidentes y también se puede seleccionar un rango de fechas para filtrar las solicitudes de material.

• Oportunidad : los elementos se obtendrán de una oportunidad guardada. Aquí también se puede seleccionar un intervalo de fechas.

• Posible proveedor : seleccione un posible proveedor. Luego, si ha enviado solicitudes de material contra este proveedor, los artículos se pueden obtener de allí.

3.2 Obtener Proveedores

En lugar de ingresar los proveedores manualmente en la tabla, también puede buscarlos usando el botón 'Obtener proveedores'. Cuando haga clic en Herramientas > Obtener proveedores , verá el campo 'Obtener proveedores por'. Hay dos opciones para obtener proveedores: por etiqueta o por grupo.

• Por etiqueta : Vaya a 'Categoría de etiquetas' mediante la búsqueda desde la barra de búsqueda. Primero debe haber creado etiquetas aquí y asignarlas a un proveedor en el módulo de compras. Luego puede seleccionar 'Por etiqueta'. Al hacer clic en Agregar 'Todos los proveedores', se obtendrán los proveedores con etiquetas coincidentes.

• Por grupo : Seleccione 'Grupo de proveedores' y elija el grupo de proveedores del que se deben agregar proveedores. Por ejemplo, si selecciona Hardware, se agregarán todos sus proveedores de hardware para que pueda obtener una cotización de todos ellos.

En la tabla de Proveedores, al expandir una fila con el triángulo invertido, verá una opción 'Descargar PDF' que abrirá un PDF de la RFQ.

3.3 Enlace a Solicitudes de Material:

Cuando hace clic en Herramientas > Vincular a solicitudes de materiales , vincula la solicitud de cotización a las solicitudes de materiales disponibles. Los artículos deben ser los mismos en la Solicitud de Cotización y la Solicitud de Material.

Ahora, cuando se guarda la Solicitud de cotización, puede ver en el Tablero que está vinculada a la Solicitud de material. Si hay varias solicitudes de material con los mismos artículos, el enlace se creará con la solicitud de material más reciente.

3.4 Vista previa de correo electrónico

En la sección 'Detalles del correo electrónico', de un Borrador de solicitud de cotización, hay una disposición para crear y obtener una vista previa de su correo electrónico para enviarlo al Proveedor.

Ingrese cualquier mensaje adicional para el proveedor en el campo 'Mensaje para el proveedor'. Este campo se puede completar automáticamente utilizando el campo 'Plantilla de correo electrónico'.

Se puede agregar un saludo y también se puede cambiar el campo 'Asunto'. Una vez hecho esto, puede hacer clic en el botón 'Vista previa de correo electrónico' y ver una vista previa del correo electrónico que se enviará.

3.5 Términos y condiciones

En las transacciones de Venta/Compra, pueden existir ciertos Términos y Condiciones en base a los cuales el Proveedor proporciona bienes o servicios al Cliente. Puedes aplicar los Términos y Condiciones a las transacciones y aparecerán al imprimir el documento. Para conocer los Términos y Condiciones, haga clic aquí

3.6 Configuración de impresión

Membrete

Puede imprimir su solicitud de cotización/orden de compra en el membrete de su empresa. Conozca más aquí .

'Agrupar los mismos elementos' agrupará los mismos elementos agregados varias veces en la tabla de elementos. Esto se puede ver cuando lo imprimes.

Imprimir encabezados

Los títulos de sus documentos se pueden cambiar. Conozca más aquí .

4. Creación de una cotización de proveedor después de RFQ

Después de la creación de la Solicitud de cotización, hay dos formas de generar una Cotización de proveedor a partir de la Solicitud de cotización.

4.1 Cotización de proveedor por usuario

1. Abra Solicitud de cotización y haga clic en Cotización de proveedor > Crear .

2. Seleccione el Proveedor, haga clic en el proveedor nuevamente. En esta página, haga clic en el + junto a 'Cotización de proveedor'. Se abrirá una nueva página de cotización de proveedor, el usuario debe ingresar la cantidad, la tarifa y enviarla.

4.2 Cotización del proveedor del proveedor

1. Si se crea un contacto para el proveedor y se asocia una dirección de correo electrónico con el contacto, se obtendrán los detalles del contacto y la dirección de correo electrónico al seleccionar el proveedor. Cree un contacto y una dirección de correo electrónico si aún no está presente.

2. Haga clic en Herramientas > Enviar correos electrónicos a proveedores .

   Si la cuenta del Proveedor no está presente : El sistema creará la cuenta del Proveedor y enviará los detalles al Proveedor. El Proveedor deberá hacer clic en el enlace (Actualización de contraseña) presente en el correo electrónico. Después de la actualización de la contraseña, el Proveedor puede acceder a su portal con el formulario 'Solicitud de Cotización'. El Proveedor se creará como Usuario del Sitio Web.

   Si la cuenta del Proveedor está presente : El sistema enviará un enlace de Solicitud de Cotización al Proveedor. El Proveedor debe iniciar sesión con sus credenciales para ver el formulario de Solicitud de Cotización en el portal.

3. De cualquier manera, cuando el Proveedor inicie sesión, se le mostrará la siguiente pantalla. Desde aquí pueden enviarte una cotización:

   El Proveedor debe ingresar el monto y las notas (condiciones de pago) en el formulario y hacer clic en Enviar. En la sección Cotizaciones, las cotizaciones anteriores serán visibles.

4. En el momento del envío, qlip BUSINESS creará una cotización de proveedor (modo borrador) contra el proveedor. El usuario debe revisar la cotización del proveedor y enviarla. Cuando todos los artículos de la Solicitud de Cotización han sido cotizados por un Proveedor, el estado de la cotización se actualiza a 'Recibido' en la tabla 'Proveedores' de la Solicitud de Cotización.

Lea la cotización del proveedor para saber más.

5. Temas relacionados

1. Orden de compra
2. Proveedor
3. Cotización del proveedor
4. Cotización
5. Solicitud de material