Es similar a una orden de venta, pero en lugar de enviarla a una parte externa, la guarda para registros internos.

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1. Requisitos previos

Antes de crear y utilizar una orden de compra, se recomienda que primero cree lo siguiente:

• Proveedor
• Articulo

2. Cómo crear una Orden de Compra

Una orden de compra se puede crear automáticamente a partir de una solicitud de material o una cotización del proveedor.

1. Vaya a la lista de Orden de Compra, haga clic en Nuevo.
2. Seleccione el Proveedor, requerido por fecha.
3. En la tabla de artículos, seleccione el artículo por código, puede cambiar el requerido por fecha para cada artículo.
4. Establezca la cantidad y el precio se obtendrá automáticamente si se establece en el maestro de artículos.
5. Establecer impuestos.
6. Guardar y enviar.

2.1 Configuración de almacenes

• Establecer almacén de destino : opcionalmente, puede establecer el almacén de destino predeterminado donde se entregarán los artículos comprados. Esto se buscará en las filas de la tabla de artículos.

2.2 Obtención de artículos de solicitudes de materiales abiertas

Los artículos se pueden recuperar en la orden de compra automáticamente desde las solicitudes de material abiertas . Para que esto funcione, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Seleccione un Proveedor en la Orden de Compra.
2. Establezca el Proveedor predeterminado en el formulario Artículo en Valores predeterminados del artículo .
3. Una solicitud de material debe estar presente del tipo 'Compra'.
4. Haga clic en el botón Obtener artículos de solicitudes de material abiertas debajo del nombre del proveedor. Ahora aparecerá un diálogo con Solicitudes de Material que contienen Ítems para los cuales el Proveedor por defecto es el mismo que el seleccionado en la Orden de Compra. Al seleccionar Solicitudes de material y hacer clic en Obtener artículos , los artículos se obtendrán de las Solicitudes de material.

Nota: El botón Obtener artículos de solicitudes de materiales abiertos está visible siempre que la tabla Artículos esté vacía.

3. Características

3.1 Dirección y contacto

• Seleccione la dirección del proveedor : la dirección de facturación del proveedor.
• Seleccione la dirección de envío : la dirección de envío del proveedor desde la que enviará los artículos.
• La dirección, la dirección de envío, el contacto, el correo electrónico de contacto se obtendrán si se guardan en el maestro de proveedores.

Para India:

• Proveedor y empresa GSTIN : el número de identificación GST de su proveedor y su empresa.
• Lugar de suministro : para GST, el lugar de suministro es necesario. Consiste en el nombre y el número del estado.

3.2 Moneda y lista de precios

Puede establecer la moneda en la que se almacenará la orden de compra. Si establece una lista de precios, los precios de los artículos se obtendrán de esa lista. Al marcar Ignorar regla de precios, se ignorarán las Reglas de precios establecidas en Cuentas > Regla de precios.

Lea sobre listas de precios y transacciones en varias monedas para obtener más información.

3.3 Subcontratación o 'Suministro de Materias Primas'

La configuración de la opción 'Suministrar materias primas' es útil para la subcontratación en la que proporciona las materias primas para fabricar un artículo. Para saber más, visita la página de Subcontratación .

3.4 La tabla de artículos

• Escanear código de barras : puede agregar artículos en la tabla de artículos escaneando sus códigos de barras si tiene un escáner de código de barras. Lea la documentación para rastrear artículos usando código de barras para saber más.

• Cantidad y tarifa : cuando selecciona el código del artículo, se obtendrán su nombre, descripción y unidad de medida. El 'Factor de conversión de UOM' está establecido en 1 de forma predeterminada, puede cambiarlo según la UOM recibida del vendedor, más en la siguiente sección.

  Se obtendrá la 'Tasa de lista de precios' si se establece una tarifa de compra estándar. 'Tarifa de última compra' muestra la tarifa del artículo de su última orden de compra. La tarifa se obtiene si se establece en el maestro de artículos. Puede adjuntar una plantilla de impuestos de artículos para aplicar una tasa de impuestos específica al artículo.

• Los pesos de los artículos se obtendrán si se configuran en el Maestro de artículos; de lo contrario, ingrese manualmente.

• Almacén : el almacén donde se entregarán los artículos se completará automáticamente si se configuró 'Establecer almacén de destino' en la orden de compra. A través de una Orden Abierta, se puede vincular una Orden Abierta, para obtener más información. Se puede vincular un 'Proyecto' para seguir el progreso. También se puede vincular una 'BOM' o lista de materiales para realizar un seguimiento del progreso.

• 'Cantidad según UOM de existencias' mostrará las existencias actuales según la UOM establecida en el maestro de artículos. 'Cantidad recibida' se actualizará cuando se facturen los artículos.

• Detalles contables : esta sección se completa automáticamente para una orden de compra. 'Cuenta de gastos' es la cuenta contra la cual se factura la orden de compra y el Centro de costos es el CC contra el cual se carga la orden de compra.

Una fecha de "Requerido por" en cada artículo: si espera una entrega parcial, su proveedor sabrá qué cantidad entregar en qué fecha. Esto le ayudará a evitar el exceso de oferta. También lo ayudará a realizar un seguimiento de la puntualidad de su proveedor.

Permitir Tasa de Valoración Cero : Marcar 'Permitir Tasa de Valoración Cero' permitirá enviar el Recibo de Compra incluso si la Tasa de Valoración del Artículo es 0. Esto puede ser un artículo de muestra o debido a un entendimiento mutuo con su Proveedor.

3.6 Materias primas suministradas

Esta sección aparece cuando el 'Suministro de materias primas' suministrado se establece en 'Sí'. En este apartado se muestra una tabla con los Ítems a suministrar al Proveedor para el proceso de subcontratación.

• Establecer Almacén de Reserva : Al Subcontratar , las materias primas se pueden reservar en un Almacén separado. Al seleccionar el almacén reservado aquí, se buscará en las filas de artículos de la tabla de materias primas suministradas.

Tabla de artículos suministrados

• Cantidad Requerida : El conteo de Artículos requeridos para completar la subcontratación como se especifica en la lista de materiales .
• Cantidad Suministrada : Esto se actualizará cuando cree Entradas de Stock para transferir materiales al Almacén del Proveedor desde el Almacén de Reserva usando el botón Transferir .

3.7 Conversión de UOM de compra y UOM de existencias

Puede cambiar su UOM según sus requisitos de existencias en la orden de compra.

Por ejemplo, si ha comprado su materia prima en grandes cantidades con UOM - cajas, y desea almacenarlas en UOM - Nos; puede hacerlo mientras realiza su Orden de Compra.

1. Almacene la unidad de medida como Nos en el maestro de artículos. Tenga en cuenta que la UOM en el Maestro de artículos es la UOM de stock.

2. En la Orden de Compra mencione la UOM como Casilla. (Desde que llega material en Cajas)

3. En la sección Almacén y referencia, la unidad de medida se extraerá como Nos (del formulario Artículo):

4. Mencione el factor de conversión UOM. Por ejemplo, (1); Si una caja tiene 1 kilo.

5. Tenga en cuenta que la cantidad de existencias se actualizará en consecuencia.

    

3.8 Impuestos y Cargos

Si su proveedor le va a cobrar impuestos adicionales o cargos como un cargo de envío o seguro, puede agregarlo aquí. Le ayudará a realizar un seguimiento preciso de sus costos. Además, si algunos de estos cargos aumentan el valor del producto, deberá mencionarlos en la tabla de Impuestos.

Visite la página Plantilla de impuestos y cargos de compra para obtener más información sobre los impuestos.

Los impuestos y cargos totales se mostrarán debajo de la tabla.

Para agregar impuestos automáticamente a través de una categoría de impuestos, visite esta página .

Asegúrese de marcar correctamente todos sus impuestos en la tabla de impuestos y cargos para obtener una valoración precisa.

Regla de envío

Una regla de envío ayuda a establecer el costo de envío de un artículo. El costo generalmente aumentará con la distancia del envío. Para saber más, visite la página de Reglas de envío .

Por ejemplo, compra artículos por valor de X y los vende por 1,3X. Por lo tanto, su Cliente paga 1,3 veces el impuesto que paga a su Proveedor. Dado que ya pagó impuestos a su Proveedor por X, lo que le debe a su gobierno es solo el impuesto sobre 0.3X.

Esto es muy fácil de rastrear en qlip BUSINESS ya que cada cabeza de impuesto también es una Cuenta. Idealmente, debe crear dos Cuentas para cada tipo de IVA que paga y recauda, ​​"IVA de compras-X" (activo) y "IVA de ventas-X" (pasivo), o algo por el estilo.

3.9 Descuento adicional

Además de registrar el descuento por artículo, puede agregar un descuento a toda la orden de compra en esta sección. Este descuento podría basarse en el total general, es decir, después de impuestos/cargos o en el total neto, es decir, antes de impuestos/cargos. El descuento adicional se puede aplicar como un porcentaje o una cantidad.

Lea Aplicar descuento para obtener más detalles.

3.10 Condiciones de pago

A veces el pago no se hace de una sola vez. Según el acuerdo, la mitad del pago puede realizarse antes del envío y la otra mitad después de recibir los bienes/servicios. Puede agregar una plantilla de condiciones de pago o agregar las condiciones manualmente en esta sección.

Lea las condiciones de pago para saber más.

3.11 Términos y condiciones

En las transacciones de Venta/Compra puede haber ciertos Términos y Condiciones en base a los cuales el Proveedor proporciona bienes o servicios al Cliente. Puede aplicar los Términos y Condiciones a transacciones a transacciones y aparecerán al imprimir el documento. Para conocer los Términos y Condiciones.

3.12 Configuración de impresión

Membrete

Puede imprimir su solicitud de cotización/orden de compra en papel membretado de su empresa.

'Agrupar los mismos elementos' agrupará los mismos elementos agregados varias veces en la tabla de elementos. Esto se puede ver cuando su impresión.

Imprimir encabezados

Los títulos de sus documentos se pueden cambiar.

El descuento adicional del vendedor, los términos de pago, los términos y condiciones se pueden registrar en su orden de compra.

3.13 Más información

Esta sección muestra el estado de la orden de compra, el porcentaje de artículos recibidos y el porcentaje de artículos facturados. Si se trata de un pedido entre empresas, el pedido de venta se puede vincular aquí.

3.14 Después de enviar

Una vez que "envíe" su orden de compra, puede activar estas acciones:

• Puede agregar, actualizar y eliminar artículos en la orden de compra haciendo clic en el botón Actualizar artículos . Sin embargo, no puede eliminar elementos que ya se han recibido.

• Estado: una vez enviada, puede retener una orden de compra o cerrarla.

• Crear: a partir de una orden de compra enviada, puede crear lo siguiente:

  • Recibo de compra : un recibo que indica que ha recibido los artículos.
  • Factura de compra : una factura/factura de la orden de compra.
  • Entrada de pago : una entrada de pago indica que se ha realizado el pago de una orden de compra.
  • Entrada de diario : una entrada de diario se registra en el libro mayor.

4. Temas relacionados

1. Solicitud de presupuesto
2. Plantilla de cargos e impuestos de compra
3. Compras en diferentes unidades
4. Modificación de la orden de compra después del envío