Esta función es útil cuando desea enviar actualizaciones periódicas por correo electrónico a los clientes sobre sus transacciones (como facturas de ventas). En el archivo PDF adjunto enviado a través de correos electrónicos enviados a los clientes, para cada cliente, habrá detalles como la fecha de publicación de la factura, el número de factura de venta, los detalles de débito y crédito, etc. relevantes para su cuenta.

El propósito de esta función es recordar a varios clientes que tienen facturas pendientes de pago.

Para acceder a la lista Procesar estado de cuenta, puede buscar en la barra de navegación o ir a:

Inicio > Contabilidad > Herramientas > Procesar Estado De Cuenta

1. Requisitos previos

1. La herramienta utiliza los ID de correo electrónico de los clientes para enviarles los informes. Si no encuentra las siguientes entradas de correo electrónico en los contactos del Cliente, la herramienta no le permitirá seleccionar el Cliente respectivo, así que asegúrese de completar los siguientes detalles en los documentos del Cliente.

   • Correo electrónico de facturación del cliente: esto es obligatorio y se puede configurar dentro del contacto del cliente con la opción "Es contacto de facturación" marcada.
   • Correo electrónico principal del cliente: esto no es obligatorio, a menos que seleccione "Enviar al contacto principal" en el formulario.

2. Configuración de cuenta de correo electrónico con saliente habilitado. Obtenga más información sobre esto aquí .

2. Cómo crear un asiento de Cuenta de Estado de Proceso

1. Vaya a la vista de lista "Procesar estado de cuenta" buscando en la barra de navegación y haga clic en "Nuevo".

2. Ingrese un nombre para la entrada, para futuras referencias.

3. Establezca los filtros del libro mayor para los extractos que se enviarán a los clientes.

   • Los filtros "Desde la fecha" y "Hasta la fecha" se ocultarán y se autocompletarán dinámicamente cuando se seleccione la opción "Habilitar correo electrónico automático".
   • "Proyecto" y "Centro de costos" son campos de Table MultiSelect . Lo que significa que puede seleccionar varios proyectos y centros de costos en los filtros del libro mayor.

    

4. En la sección "Clientes", tiene la opción de seleccionar clientes en la tabla secundaria y obtener sus correos electrónicos principales y de facturación.

   • El campo "Seleccionar cliente por" le permite seleccionar clientes en masa, agrupándolos según "Grupo de clientes", "Territorio", "Socio de ventas" y "Persona de ventas" ingresando la selección y haciendo clic en "Buscar clientes".
   • En tipos de documentos de árbol como "Territorio", "Persona de ventas" y "Grupo de clientes" al seleccionar valores de grupo, también se obtendrán los clientes que tienen los valores secundarios de estos campos. Por lo tanto, cuando seleccione "India" como territorio en el formulario, se seleccionarán todos los clientes con valores de "Territorio" en India en el árbol Territorio.
   • La opción "Enviar al contacto principal" enviará el estado de cuenta a las identificaciones de correo electrónico del contacto principal de los clientes, además del correo electrónico de facturación.

    

5. En la sección "Preferencias de impresión" puede seleccionar 2 cosas:

   • Orientación de impresión del archivo PDF, ya sea "Horizontal" o "Retrato".
   • Si desea ver el informe de antigüedad (informe Resumen de cuentas por cobrar), que muestra el monto de antigüedad de 30/60/90/120 días para comprobantes (como facturas de venta), en función de la "Fecha de vencimiento" o la "Fecha de publicación".

    

6. La sección "Configuración de correo electrónico" le permite configurar cómo desea que se envíen los correos electrónicos. Hay dos subsecciones en esto:

    

   • Al seleccionar "Habilitar correo electrónico automático", verá las opciones para enviar informes periódicos automatizados a los clientes en la entrada.
   • Puede seleccionar la "Frecuencia" con la que se enviarán los correos electrónicos después de la "Fecha de inicio" a los clientes. Las opciones disponibles son semanal, mensual y trimestral.
   • También puede seleccionar la "Duración del filtro" en meses. Por ejemplo, si establece "Duración del filtro" en '3', obtendrá los informes de los últimos tres meses a partir de la fecha actual. Aquí, la fecha actual se refiere a la fecha en que se envían los correos electrónicos.
   • Estos correos no se envían de inmediato, sino a medianoche como un proceso en segundo plano.
   • Después de esto, puede seleccionar los campos "Asunto", "CC para" y "Cuerpo" del correo electrónico. Si no establece valores en este campo, los valores predeterminados se establecerán como se muestra a continuación.

7. Revisa tu configuración y haz clic en "Guardar".

Ahora, espere a que se envíen los correos electrónicos si ha habilitado "Habilitar correo electrónico automático" o haga clic en Enviar correos electrónicos para enviarlos de inmediato.

3. Características

3.1 Descargar PDF consolidado de todos los clientes

Al crear una entrada, se ve un botón en la parte superior llamado "Descargar" que permite ver el PDF del informe consolidado de todos los clientes. Puedes usar esto para revisar.

3.2 Enviar correos electrónicos manualmente

Al crear una entrada, se ve un botón en la parte superior llamado "Enviar correos electrónicos" que le permite activar el envío de correos electrónicos manualmente a los clientes. Los correos electrónicos se ponen en cola a través de un trabajo en segundo plano, que puede rastrear en el tipo de documento "Cola de correo electrónico" con las referencias DocType y Document. Puede hacer esto incluso si "Habilitar correo electrónico automático" está activado.

3.3 Uso de valores dinámicos en el asunto y el cuerpo del correo electrónico

Puede usar etiquetas Jinja para ingresar valores dinámicos desde:

• El cliente al que se enviará el correo electrónico bajo el objeto "cliente"
• Cualquier campo en el documento Procesar estado de cuenta seleccionado bajo el objeto "doc"
• Cualquier método frappe.utilsbajo el objeto "framework"

Se pueden utilizar como se muestra a continuación:

Correo electrónico resultante:

Informe PDF:

4. Temas relacionados

1. Configuración de una cuenta de correo electrónico
2. Creación de contacto con el cliente
3. Contacto