Para comenzar a importar datos, vaya a:

Inicio > Importación y configuración de datos > Importar datos

O vaya al documento que desea importar y haga clic en Menú > Importar:

Antes de usar Importación de datos , asegúrese de tener todos sus datos listos.

1. Inserción de nuevos registros 

Supongamos que desea importar la lista de Clientes de su antiguo sistema a qlip BUSINESS. El primer paso es descargar una plantilla en la que podemos introducir nuestros datos.

1.1 Descarga la Plantilla 

1. Vaya a Lista de clientes, haga clic en Menú > Importar. Haga clic en Nuevo .
2. Seleccione Tipo de importación como Insertar nuevos registros.
3. Haga clic en Guardar .
4. Ahora, haga clic en Descargar plantilla .
5. Al insertar nuevos registros, la plantilla debe estar en blanco. Si tiene algunos clientes en su sistema, puede seleccionar Tipo de exportación como "5 registros" para ver el formato en el que debe ingresar los datos en la plantilla.
6. Seleccione el Tipo de archivo de la plantilla de exportación.
7. Seleccione los campos que desea completar como los detalles del cliente.
8. Haga clic en Exportar .

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1.2 Ingreso de datos en la plantilla 

Su plantilla descargada se verá así:

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Abra la plantilla descargada en una aplicación de hoja de cálculo (como Excel, Numbers o Libre Office) e ingrese los datos debajo de los encabezados de columna que se muestran a continuación:

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Ahora, guarde su plantilla como un archivo de Excel o de valores separados por comas (CSV).

Puede dejar la columna ID en blanco mientras inserta nuevos registros.

Cuando importe esta plantilla, cada fila creará un registro de Cliente en el sistema.

1.3 Importación de la plantilla 

1. Después de actualizar su archivo de plantilla, vuelva al formulario de Importación de datos y adjunte el archivo haciendo clic en el botón Adjuntar .
2. Seleccione el archivo de plantilla y haga clic en Cargar .
3. Después de que la carga sea exitosa, haga clic en Iniciar importación .

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Si hay algún error en su plantilla, se mostrará en la sección Advertencias. Las advertencias se clasificarán por Fila o Columna con su número para que pueda rastrearlas fácilmente en la plantilla y resolverlas. Debe resolver todas las advertencias antes de poder importar los datos.

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Una vez que haya resuelto las advertencias, haga clic en Iniciar importación nuevamente para importar los datos. Al importar correctamente los datos, verá un registro de cada registro que se creó en la sección Registro de importación.

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2. Actualización de registros existentes 

Supongamos que desea actualizar los datos del cliente de forma masiva en su sistema. El primer paso es descargar la plantilla con los datos.

2.1 Descarga la Plantilla 

1. Vaya a Lista de clientes, haga clic en Menú > Importar. Haga clic en Nuevo .
2. Seleccionar tipo de importación como actualizar registros existentes
3. Haga clic en Guardar .
4. Ahora, haga clic en Descargar plantilla .
5. Mientras actualiza los registros existentes, debe exportar los registros del sistema con el campo ID y los campos que desea actualizar. Puede elegir Todos los registros o Registros filtrados según su caso.
6. Seleccione los campos que desea actualizar para los registros de Cliente.
7. Haga clic en Exportar .

2.2 Actualización de datos en la plantilla 

Su plantilla descargada se verá así:

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Ahora, cambie los valores en su plantilla y guarde el archivo como Excel o CSV.

Al exportar registros para actualizarlos, asegúrese de que la columna ID se exporte y no se toque. Los valores de la columna ID se utilizan para identificar los registros en el sistema. Puede actualizar los valores en otras columnas, pero no en la columna ID. Si elimina alguna fila de la tabla secundaria, el sistema considerará que la fila debe eliminarse.

2.3 Importación de la plantilla 

Siga los pasos de la sección Importación de la plantilla anterior.

3. Importación de registros secundarios 

Los datos en qlip BUSINESS se almacenan en tablas como una hoja de cálculo con columnas y filas de datos. Cada formulario como Orden de venta tiene múltiples campos como Cliente, Compañía, etc. También tiene tablas como la tabla de artículos, la tabla de impuestos, etc. En Importación de datos, el conjunto de campos en la Orden de venta se trata como la tabla principal y las filas dentro de la tabla secundaria (tabla de elementos) se tratan como la tabla secundaria para la importación de datos.

Cada formulario en qlip BUSINESS puede tener varias tablas secundarias asociadas. Las tablas secundarias están vinculadas a las tablas principales y se implementan donde hay varios valores para cualquier propiedad. Por ejemplo, un artículo puede tener varios precios, una factura de venta tiene varios artículos, impuestos, etc.

Cuando exporta un documento con tablas secundarias, por ejemplo, cada fila secundaria aparecerá en una fila separada pero está asociada con una única fila principal. Los valores subsiguientes en las columnas principales permanecerán en blanco. Debe asegurarse de que este orden no se rompa cuando los importe a través de Importación de datos.

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4. Opciones de importación 

4.1 Importar desde Hojas de cálculo de Google 

También puede importar datos de Hojas de cálculo de Google. Importe su plantilla en Hojas de cálculo de Google e ingrese los datos. Asegúrese de que la Hoja de Google sea pública. Puede probar esto abriendo la URL de Hojas de cálculo de Google en una ventana del navegador de incógnito.

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4.2 Enviar después de la importación 

En qlip BUSINESS, los tipos de documentos son principalmente de dos tipos: maestros y transacciones. Los maestros son registros como Cliente y Tarea que solo se pueden guardar, no enviar. Las transacciones como órdenes de venta, facturas de compra son documentos que se pueden enviar y se pueden enviar.

Cuando selecciona un tipo de documento que se puede enviar para la importación, puede marcar Enviar después de la importación para enviar el documento después de importarlo.

4.3 No enviar correos electrónicos 

Supongamos que ha creado una notificación en su sistema y cada vez que se crea un cliente potencial, se envía un correo electrónico. Ahora, si está importando clientes potenciales de forma masiva, se enviarán muchos correos electrónicos, lo que puede no ser deseado. Puede deshabilitar esta opción para evitar el envío de correos electrónicos.

5. Notas adicionales 

5.1 Límite de carga 

No hay un límite estricto en la cantidad de registros que se pueden importar. Pero debe intentar cargar solo unos pocos miles de registros a la vez. La importación de una gran cantidad de registros (digamos 50 000) puede ralentizar considerablemente el sistema para los usuarios que lo utilizan.

5.2 Archivos CSV 

Un archivo CSV (valores separados por comas) es un archivo de datos que puede cargar en qlip BUSINESS para actualizar varios datos. Cualquier archivo de hoja de cálculo de aplicaciones de hojas de cálculo populares como MS Excel u Open Office Spreadsheet se puede guardar como un archivo CSV.

Si utiliza Microsoft Excel y utiliza caracteres que no sean ingleses, asegúrese de guardar el archivo codificado como UTF-8.

Para versiones anteriores de Excel, no existe una forma clara de guardar como UTF-8. Guarde su archivo como CSV, luego ábralo en el Bloc de notas, luego guárdelo como "UTF-8". (¡O actualice su Excel!)

6. Vídeo 

7. Temas relacionados 

1. Importador de planes de cuentas
2. Exportación de datos