Puede establecer múltiples niveles de aprobación para un flujo de trabajo qlip BUSINESS. Para permitir que varias personas envíen varias solicitudes, para la aprobación de varios usuarios, qlip BUSINESS requiere que complete las condiciones del flujo de trabajo. qlip BUSINESS rastrea los múltiples permisos antes del envío.

Considere un escenario, donde se requieren múltiples niveles de aprobación para una cotización. Un vendedor (usuario con rol de 'Usuario de ventas') creará una cotización. Luego, es aprobado o rechazado por un cliente potencial de ventas (usuario con el rol de 'Gerente de ventas'). Si lo aprueba el líder de ventas, el gerente regional (usuario con el rol de 'Gerente regional') lo aprueba o rechaza.

Para hacer un flujo de trabajo y reglas de transición, vaya a:

Inicio > Configuración > Flujo de trabajo

Una vez que se crea un flujo de trabajo, puede realizar acciones en él a través de Acciones de flujo de trabajo .

1. Requisitos previos 

Antes de crear un flujo de trabajo, se recomienda crear estos primero:

• Acciones de flujo de trabajo
• Estados de flujo de trabajo como Aprobado, Cancelado, etc.

2. Cómo crear un flujo de trabajo 

1. Vaya a la lista de flujo de trabajo, haga clic en Nuevo.
2. Ingrese un nombre para el flujo de trabajo y seleccione el DocType en el que se aplicará.

3. Ingrese los diferentes estados del Workflow. Ingrese el estado del documento para ellos, seleccione qué campo actualizar de la columna Actualizar campo, ingrese a qué valor se actualizará en Actualizar valor.

   Los estados del flujo de trabajo pueden tener diferentes colores según el estado. Por ejemplo: Verde para el éxito. Estados del documento: Guardado = 0, Enviado = 1, Cancelado = 2.

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4. Introduzca las Reglas de Transición.

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2.2 Cosas a tener en cuenta al crear un flujo de trabajo 

• La creación de un flujo de trabajo en qlip BUSINESS anula esencialmente el flujo de trabajo normal de Guardar y enviar. Por lo tanto, el documento funcionará según su flujo de trabajo y no según el flujo de trabajo del código preestablecido. Por lo tanto, es posible que no haya un botón/opción Enviar si no lo especificó en el flujo de trabajo que creó.

  Si no aplica un flujo de trabajo a un documento y ese documento se puede enviar, entonces tiene el flujo de trabajo predeterminado con estados: Borrador - Enviado - Cancelado. Si está aplicando un flujo de trabajo a un documento que se puede enviar, el usuario debe manejar esos estados predeterminados.

• Un documento no se puede cancelar a menos que se presente.

• Si desea dar la opción de cancelar, deberá escribir un paso de transición de flujo de trabajo que diga desde enviado que puede cancelar.

• Si los campos de la columna Actualizar campo no se actualizan, se creará un nuevo campo personalizado con el nombre que estableció en el campo 'Campo de estado de flujo de trabajo'.

2.3 Otras opciones para un flujo de trabajo 

1. Está activo: al marcar esto, todos los demás flujos de trabajo para el tipo de documento seleccionado se vuelven inactivos.
2. No anular el estado: el estado de este flujo de trabajo no anulará el estado del documento (Cotización) en la vista de lista.
3. Enviar alertas por correo electrónico: se enviarán correos electrónicos al usuario con las siguientes acciones de flujo de trabajo posibles.

3. Características 

3.1 Habilitar/deshabilitar estado de flujo de trabajo opcional 

Introducido en la versión 1

En los estados, el estado de flujo de trabajo opcional significa que el estado puede no ser parte de la aprobación final.

Por ejemplo, estados como Cancelado o Rechazado pueden ser opcionales. 

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Nota: Las acciones de flujo de trabajo no se crean para estados opcionales.

3.2 Condiciones 

También puede agregar una condición para que la Transición sea aplicable. Por ejemplo, en este caso, si el ejecutivo de ventas crea una cotización con un total general de $100 000 o más, un rol en particular debe aprobarla. Para que esto suceda en la transición particular, puede establecer una propiedad para Condición :

doc.grand_total <= 100000

Aquí, grand_totalestá el nombre de campo del campo 'Total general' de Cotización. Para ver el nombre de campo de un campo, vaya a Menú > Personalizar.

Esto se puede extender a cualquier propiedad del documento.

Introducido en la versión 1

4. Ejemplo de un Proceso de Aprobación de Cotizaciones 

Cuando un usuario de ventas guarda una cotización, el estado del documento cambia a "Borrador" y cuando se hace clic en enviar, el estado cambia a 'Aprobación pendiente por el gerente de ventas':

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Cuando el gerente de ventas inicia sesión, puede aprobar o rechazar. Si se aprueba, el estado del documento cambia a "Aprobación pendiente por el gerente regional".

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Cuando el Gerente Regional abre la cotización, finalmente puede "Aprobarla" o "Rechazarla".

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5. Vídeo 

6. Temas relacionados 

1. Acciones de flujo de trabajo
2. Regla de asignación